A folha do LinceIA junta, para cada colaborador, o salário, a comissão fechada do mês, o DSR, o adiantamento e os descontos que você lança. Aprovada, ela vira contas a pagar. O LinceIA não calcula INSS, IRRF nem FGTS e não emite holerite: esses valores vêm do seu contador e são digitados na folha. Para dúvidas trabalhistas ou fiscais, consulte o contador.
Tudo fica no grupo Financeiro do menu lateral:
- Colaboradores e Folha de pagamento pedem a permissão Visualizar Folha e Salários para ver e Gerenciar Colaboradores e Folha para cadastrar e alterar;
- o relatório Pessoas, em Relatórios, é explicado no fim desta página.
Salário, CPF e dados bancários só aparecem para quem tem acesso à folha. A função Gerente tem as duas permissões — veja Usuários e permissões.
Cadastrar um colaborador
Colaborador é quem trabalha na ótica, com ou sem acesso ao sistema (um montador, por exemplo).
- Em Colaboradores, clique em Novo colaborador.
- Preencha o Nome (obrigatório) e, se quiser, CPF, Cargo, Vínculo (CLT, PJ, Estágio, Comissionado ou Autônomo) e Loja.
- Em Login no sistema, escolha o usuário da pessoa se ela vende pelo LinceIA. Sem esse vínculo, a comissão dela não entra na folha. Quem não usa o sistema fica Sem login.
- Informe Admissão, Salário base, VA/VR por mês e ligue Recebe vale-transporte, se for o caso.
- Se quiser, Chave PIX, Dados bancários e Observações. Clique em Salvar.
No menu ⋯ de cada colaborador ficam Editar, Registrar desligamento (pede o Último dia de trabalho; o cadastro continua para consulta) e Excluir cadastro — use excluir só para um cadastro feito por engano, para não bagunçar o histórico da folha. Os filtros separam Ativos, Desligados e Todos, por loja e por vínculo.
Criar a folha do mês
- Em Folha de pagamento, clique em Nova folha.
- Escolha a Competência (o mês), o Tipo — Folha mensal ou Adiantamento (vale) — e a Loja (ou Todas as lojas).
- Se quiser, informe a Data de pagamento. Em branco, fica o dia 20 para o adiantamento e o 5º dia útil do mês seguinte para a folha mensal.
- Clique em Criar folha.
Não dá para ter, no mesmo mês e tipo, uma folha de todas as lojas e outra por loja — os colaboradores seriam pagos duas vezes.
O que a folha calcula sozinha
Entra uma linha para cada colaborador ativo em algum dia do mês (da loja da folha, se ela for de uma loja):
- Salário base, proporcional aos dias no mês para quem foi admitido ou desligado no meio dele;
- Comissão do mês, lida do espelho fechado em Fechamento de comissões, e o Prêmio por meta separado. Um mês com mais estornos que comissão entra como desconto. Veja Comissões;
- DSR sobre comissão, só para CLT: comissão ÷ dias úteis × (domingos + feriados). Sábado conta como dia útil;
- Adiantamento: a folha de adiantamento paga 40% do salário; a folha mensal desconta o adiantamento já aprovado do mês;
- Vale-transporte: desconto de 6% do salário para quem recebe.
Os feriados entram no DSR e ficam no botão Feriados, na lista de folhas. Os nacionais já estão lá; Carnaval e Corpus Christi são pontos facultativos — adicione-os, e os feriados estaduais e municipais, com Data, Nome e Loja, se a loja fecha.
Revisar e lançar itens
- Abra a folha na lista e clique no colaborador para ver os Proventos e Descontos.
- Lançar item adiciona um provento (Bonificação, Horas extras, Outros proventos) ou desconto (INSS, IRRF, Faltas, Quebra de caixa, Outros descontos), com Descrição e Valor. INSS e IRRF ficam marcados como informados pelo contador.
- Em Encargos do empregador, Adicionar lança o FGTS, o INSS patronal e as guias que o contador informar, com Descrição, Valor e Vencimento.
Os itens calculados pela folha não são editados à mão: para corrigir, lance um item. Se o colaborador abriu caixas com falta de dinheiro no mês, a linha mostra a quebra de caixa só como informação — ela não é descontada sozinha.
Ainda no Rascunho: Recalcular refaz os itens calculados (os lançados à mão ficam) e inclui quem faltava; Tirar desta folha remove um colaborador; Excluir apaga a folha.
Aprovar e pagar
- No rascunho, clique em Enviar para revisão.
- Confira os avisos no topo e clique em Aprovar.
A aprovação fica bloqueada quando:
- a comissão do mês ainda não foi fechada e a folha tem alguém com login;
- a comissão ou o adiantamento mudaram desde o cálculo — use Voltar para rascunho e Recalcular;
- num adiantamento, a folha mensal do mês já foi aprovada.
Ao aprovar, o LinceIA cria em Contas a Pagar uma conta por colaborador com líquido positivo, na categoria Salários, vencendo na data de pagamento, e uma por encargo, na categoria Encargos, no vencimento informado. O pagamento é registrado lá, como qualquer despesa — veja Despesas. A folha aprovada não muda mais.
Reabrir volta a folha para rascunho e exclui as contas a pagar que ela gerou — só enquanto nenhuma foi paga.
Na folha, CSV e PDF para o contador exportam a folha inteira, e Demonstrativo interno, em cada colaborador, gera o demonstrativo daquela pessoa (não é holerite).
Relatório Pessoas
Em Relatórios → Pessoas (Pessoas), veja mês a mês quanto a equipe custa perto do que vende: Folha, Encargos, Só comissão (a comissão fechada de quem vende sem estar na folha), Custo com pessoal e % faturamento, além da Receita por colaborador e uma tabela Por vendedor. Escolha o Período e a Loja (ou Consolidado); CSV e PDF exportam.
Um mês sem folha mensal aprovada ou sem comissão fechada aparece como incompleto, sem valor, e fica fora dos totais. Os valores de folha só aparecem para quem tem Visualizar Folha e Salários; os de comissão, para quem tem Gerenciar Comissões ou Visualizar Relatórios Financeiros.
No DRE, a folha aprovada e os encargos entram em Pessoal no mês da competência, mesmo que sejam pagos no mês seguinte.
O que ainda não existe
- Cálculo de INSS, IRRF, FGTS, férias, 13º e rescisão, e emissão de holerite ou eSocial: ficam com o contador.
- VA/VR na folha: o valor fica no cadastro do colaborador, mas não entra na folha nem gera conta a pagar; lance-o como despesa.
- Mudar a data de pagamento de uma folha já criada pela tela.
- Pagar comissão de quem não é colaborador pela folha: lance uma despesa, por exemplo na categoria Comissões.