As despesas ficam em Contas a Pagar, no grupo Financeiro do menu lateral. É preciso a permissão de despesas; a função Gerente já tem. A despesa é lançada na loja selecionada no topo do menu lateral.
Lançar uma despesa
- Em Contas a Pagar, clique em Nova Conta a Pagar.
- Escolha o Fornecedor e a Categoria (os dois são obrigatórios). O fornecedor precisa estar cadastrado em Fornecedores — o aluguel, por exemplo, pede o locador como fornecedor.
- Se quiser, escreva a Descrição e anexe o comprovante em Anexar Comprovante (veja abaixo).
- Escolha como a conta é paga e preencha os campos — sempre com a data de vencimento (em parcelas e recorrentes, o Primeiro Vencimento).
Parcela única
Número do Documento (o número da nota ou boleto), Valor, Data de Emissão e Data de Vencimento. Se a conta já foi paga, marque Marcar como pago e escolha o Método de Pagamento — o pagamento fica com a data de hoje. Clique em Registrar Despesa.
Múltiplas Parcelas
Número do Documento, Valor Total, Data de Emissão, Primeiro Vencimento e o Número de Parcelas. Em Configuração de Intervalo, marque Mesmo dia todo mês ou defina o intervalo (dias, semanas, meses ou anos). O valor total é dividido igualmente entre as parcelas. Clique em Agendar Despesa.
Recorrente
Para uma conta que se repete com o mesmo valor — aluguel, internet, contador. Preencha o Valor de cada ocorrência, a Data de Emissão, o Primeiro Vencimento e, em Configuração Recorrente, o Número de Ocorrências (quantas vezes quer deixar lançado, por exemplo 12). Em Configuração de Intervalo, marque Mesmo dia todo mês ou defina o intervalo. Cada ocorrência vira uma parcela com o valor cheio, vencendo a partir do primeiro vencimento. Clique em Criar Despesa Recorrente.
A diferença para Múltiplas Parcelas: lá você informa o valor total e ele é dividido; aqui você informa o valor de cada vez.
Comprovante
No formulário, Anexar Comprovante aceita uma foto (JPG, PNG, WEBP ou HEIC) ou um PDF de até 10 MB — arraste o arquivo ou use Tirar foto pelo celular. O comprovante fica guardado na despesa.
Depois, em Ver despesa, o campo Comprovante mostra o arquivo: Baixar abre uma cópia, Trocar envia outro no lugar e Remover apaga. Se a despesa foi lançada sem comprovante, use Anexar comprovante ali mesmo. Se o envio falhar ao lançar, a despesa fica registrada e o aviso pede para anexar de novo em Ver despesa.
Pagar
Na lista, Pagar registra o pagamento de uma despesa de parcela única. Para uma parcelada, abra Ver despesa e use Pagar na parcela.
No pagamento, informe a Data do Pagamento, o Método de Pagamento e o Valor a Pagar — pode ser parcial. Clique em Registrar Pagamento. Um pagamento lançado errado pode ser excluído em Histórico de Pagamentos.
Pagamentos em dinheiro saem do caixa da loja; Pix e transferência aparecem no caixa como "Despesas pagas fora do caixa". Veja Abrir e fechar o caixa.
Encontrar
Buscar procura pela descrição, e Status de Pagamento separa Pagas e Não Pagas. O Período filtra pelo vencimento: aparecem as contas com alguma parcela vencendo entre as duas datas — uma conta em 12 parcelas aparece em cada mês em que tem parcela. A tela abre em Todo o período, com todas as contas; escolha Esta semana, Este mês ou um Período personalizado para ver só o que vence nessas datas. Cada despesa mostra a situação: Pago, Pendente, Vencido, Parcialmente Pago ou, nas parceladas, quantas parcelas estão vencidas ou pendentes.
Categorias financeiras
Em Financeiro → Categorias (Categorias financeiras) ficam as categorias das despesas. Cada categoria pertence a um grupo fixo do DRE — Pessoal, Ocupação, Administrativas, Comerciais e marketing, Financeiras, Impostos, Custos extras da mercadoria — ou a um grupo que só entra no fluxo de caixa (Investimentos, Compra de mercadorias, Retirada dos sócios).
Clique em Nova categoria para criar uma, com Nome e Grupo do DRE. As categorias padrão podem ser renomeadas, mas não mudam de grupo. Categorias não são excluídas: use Desativar.
Nos relatórios
- Fluxo de caixa: a despesa entra quando é paga, na data do pagamento; as parcelas em aberto aparecem como previstas no vencimento.
- DRE: a despesa entra pelo vencimento (competência), no grupo da categoria.
Veja Fluxo de caixa e DRE.
O que ainda não dá para fazer
- Editar uma despesa depois de lançada: exclua e lance de novo.
- Juros, multa ou desconto no pagamento de uma despesa.