As contas financeiras são os lugares onde o dinheiro da ótica fica: o caixa de cada loja, as contas no banco e a conta da maquininha. Cada venda, baixa e despesa cai numa delas. A conciliação compara o que o LinceIA diz que entrou e saiu de uma conta com o extrato do banco ou o relatório da maquininha.
Contas financeiras
Ficam em Contas financeiras, no grupo Minha organização do menu lateral. Cadastrar e editar pede a permissão Gerenciar Lojas; a função Gerente já tem.
A lista mostra cada Conta, o Tipo, a Loja, o Saldo inicial e o Saldo hoje. O caixa de cada loja (Caixa da loja) já vem criado e não pode ser desativado.
Cadastrar uma conta
- Clique em Nova conta.
- Dê um Nome (por exemplo, "Banco do Brasil" ou "Stone").
- Escolha o Tipo: Banco, Adquirente (maquininha) ou Outra. Para a maquininha, escolha também a Adquirente (Stone, Cielo, Rede, PagSeguro, GetNet, Mercado Pago ou Outra).
- Em Loja, escolha a loja dona da conta ou Todas as lojas, se a conta é da ótica inteira.
- Se quiser que o saldo bata com o banco, informe o Saldo inicial e a data em Em. Os lançamentos anteriores a essa data não entram no saldo.
- Clique em Salvar.
Tipo e loja não mudam depois de criada a conta. Para deixar de usar uma conta, edite-a (lápis) e desligue Conta ativa. Não há como excluir uma conta.
O saldo de hoje
Saldo hoje = saldo inicial + tudo o que entrou e saiu da conta desde a data do saldo inicial até hoje. Um repasse de cartão cujo dia já chegou conta como recebido, mesmo que você ainda não tenha conciliado.
Em qual conta cada forma de pagamento cai
Em Conta padrão por forma de pagamento, cada loja tem um quadro com Dinheiro, Pix, Cartão de Crédito, Cartão de Débito, PicPay e Transferência Bancária. Escolha a conta de cada uma:
- o Dinheiro vai para o caixa da loja, a não ser que você escolha outra conta;
- o Cartão de Crédito, o Cartão de Débito e o Pix vão para a conta onde o repasse cai — normalmente a conta da maquininha para o cartão e o banco para o Pix;
- Sem conta deixa a forma sem conta: os lançamentos ficam de fora dos saldos e da conciliação até você escolher uma.
Vale para vendas, sinais de OS, baixas em Contas a Receber e pagamentos de Contas a Pagar. Ao escolher uma conta, os lançamentos antigos que estavam sem conta passam para ela; os que já tinham conta continuam onde estão.
Crediário, boleto e cheque não aparecem aqui: o dinheiro deles entra na baixa, pela forma de recebimento usada.
Os prazos e as taxas da maquininha ficam em Formas de pagamento — veja Formas de pagamento e taxas.
Conciliação
Fica em Conciliação, no grupo Financeiro do menu lateral, e abre para quem tem Gerenciar Contas a Receber ou Visualizar Relatórios Financeiros (a função Gerente tem as duas). Importar o extrato e conciliar pede Gerenciar Contas a Receber; com só Visualizar Relatórios Financeiros, a tela serve para consultar. Criar uma despesa a partir do extrato pede também Gerenciar Despesas. Veja Usuários e permissões.
Nada é conciliado sozinho: o LinceIA sugere, e você confirma.
Importar o extrato do banco
- Em Conta, escolha a conta do banco. Em De e Até, o período (vem o mês passado).
- Clique em Importar OFX e escolha o arquivo OFX baixado do internet banking. O período passa a ser o do arquivo.
- Sem OFX, use Importar planilha com o extrato em CSV ou Excel e confirme de qual coluna vem a Data, o Valor (ou Crédito e Débito em colunas separadas) e o Histórico. Os passos da planilha são os mesmos de Importar planilha.
Importar de novo um período que se sobrepõe não duplica as linhas: as que já existem são ignoradas.
Importar o relatório da maquininha
- Em Conta, escolha uma conta do tipo Adquirente (maquininha).
- Clique em Importar relatório e envie o relatório de recebimentos ou de vendas em CSV ou Excel.
- Os relatórios da Stone e da Cielo são reconhecidos sozinhos; os de outras adquirentes, pelo nome das colunas. Confira as colunas — as obrigatórias são Data do pagamento e Valor líquido — e importe.
O relatório só pode ser importado numa conta do tipo adquirente.
Conferir: Extrato x sistema
No alto da aba Extrato x sistema:
- Extrato no período — a soma das linhas importadas;
- Sistema no período — a soma do que foi lançado na conta;
- Diferença — fica verde em zero; com tudo conciliado, aparece "Período fechado: tudo conciliado";
- Saldo no sistema — e, se o OFX trouxe, o saldo que o banco informa.
Abaixo, à esquerda, o Extrato; à direita, o Sistema: os lançamentos da conta ainda sem linha no extrato.
As sugestões aparecem na linha do extrato, com o motivo. O LinceIA procura, nesta ordem:
- no relatório da maquininha, o NSU ou o código de autorização igual ao Código de Autorização lançado na venda no cartão de crédito (e a mesma parcela);
- um lançamento de mesmo valor, até 3 dias de diferença;
- no extrato do banco, a soma de vários lançamentos de um dia — por exemplo, os Pix do dia creditados juntos, ou vários repasses num depósito só.
Clique em Confirmar em cada sugestão, ou em Confirmar N sugestões para todas. Confira antes.
Conciliar à mão
- Na linha do extrato, clique em Conciliar à mão.
- Na coluna Sistema, marque os lançamentos que compõem a linha. O topo mostra quanto falta.
- Clique em Conciliar. A soma precisa bater exatamente com a linha — a não ser numa linha do relatório da maquininha com um único repasse, em que o líquido pago pode ser diferente (a diferença aparece na auditoria de taxas).
Uma linha conciliada mostra Conciliado e o que foi ligado a ela. Desfazer volta a linha para pendente.
Linhas sem lançamento
No menu ⋯ da linha:
- Criar despesa (tarifa, débito…) — para uma saída que ninguém lançou. Escolha a Categoria (vem Tarifas bancárias) e a Descrição e clique em Criar despesa: a despesa é criada já paga, nesta conta e no dia da linha, e fica conciliada.
- Transferência entre contas — dinheiro entre duas contas da ótica (da Stone para o banco, por exemplo). Escolha a outra conta e clique em Confirmar; a outra conta passa a esperar a mesma transferência no extrato dela.
- Ignorar (não é dinheiro) — para linhas de saldo ou informativas do banco.
Na coluna Sistema, não encontrado no extrato marca um lançamento de um dia que o extrato já cobre, mas que não apareceu nele; previsto marca um repasse que ainda não chegou na data.
O que muda quando você concilia
Um repasse de cartão ou Pix conciliado passa a recebido no dia do extrato, e, se a maquininha pagou um líquido diferente, com o valor pago. O Fluxo de caixa passa a usar essa data e esse valor. Desfazer devolve o repasse a previsto.
Auditoria de taxas
A aba Auditoria de taxas usa o período escolhido e mostra:
- Cobrado acima da taxa contratada e a tabela Taxas divergentes — parcelas conciliadas em que a taxa cobrada difere da informada em Formas de pagamento, com NSU, parcela, bruto, taxa contratada, cobrada e diferença. Use-a para pedir o estorno à adquirente;
- Repasses que não apareceram e a tabela Repasses não encontrados — repasses previstos no período, numa conta cujo relatório já cobre o dia, que nenhuma linha conciliou.
O que ainda não existe
- Conexão automática com o banco ou a adquirente (Open Finance, API): o extrato e o relatório são importados por arquivo.
- Escolher a conta em cada venda, baixa ou despesa: vale sempre a conta padrão da forma de pagamento.
- Excluir uma conta ou mudar o tipo e a loja depois de criada.
- Apagar um extrato importado.
- Criar um recebimento a partir de uma linha de entrada no extrato: só saídas viram despesa.
- Conciliar o caixa da loja: o dinheiro da gaveta é conferido no fechamento do caixa — veja Abrir e fechar o caixa.