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Importar clientes, produtos e receitas de uma planilha

Como trazer o cadastro do seu sistema antigo em Excel ou CSV — conferir as colunas, ver os problemas antes de gravar e salvar o formato para a próxima vez.

Neste artigo
  1. Onde fica
  2. O arquivo
  3. Passo a passo
  4. O que entra de cada tipo
  5. Repetidos
  6. O que a importação não faz

Você pode trazer clientes, produtos e receitas de uma planilha — a que o seu sistema antigo exporta, do jeito que ela está, ou o nosso modelo preenchido.

Onde fica

  • Clientes: em Clientes, botão Importar Clientes (ou Importar planilha, com a lista vazia).
  • Receitas: em Clientes, botão Importar Receitas.
  • Produtos: em Produtos, botão Importar Produtos (ou Importar planilha, com a lista vazia).

Importar clientes e receitas pede a permissão Gerenciar Clientes; produtos, Gerenciar Produtos.

Se a conta tem dados de exemplo, apague-os antes de importar — veja Primeiros passos. O que for importado enquanto os exemplos existem é apagado junto com eles.

O arquivo

  • Excel (.xlsx) ou CSV, até 10 MB e 20.000 linhas por importação.
  • A primeira linha precisa ter os títulos das colunas; os nomes podem ser quaisquer.
  • Do Excel, só a primeira aba é lida. Arquivos .xls (Excel 97-2003) não são aceitos — abra no Excel e salve como .xlsx ou .csv.
  • No CSV, o separador (vírgula, ponto e vírgula, tabulação ou barra vertical) é detectado sozinho.
  • Começando do zero? Para clientes e produtos há o botão Baixar modelo. Receitas não têm modelo.

Formatos reconhecidos

Dois formatos já chegam com as colunas certas, com o selo Mapeamento salvo:

  • Google Contatos (clientes): no Google Contatos, Exportar → CSV do Google. O nome e o sobrenome são juntados; aniversários salvos sem o ano entram sem data de nascimento, com um aviso.
  • Itens de NF-e (produtos): a planilha de itens das notas de compra, com as colunas pelos nomes do XML (cProd, xProd, cEAN, NCM, CEST, orig, uCom, qCom, vUnCom). A quantidade vira o estoque e o valor unitário, o preço de custo; o NCM, o CEST e a origem ficam nos dados fiscais do produto; "SEM GTIN" fica sem código de barras, e a unidade (UN, PAR, CX…) usa a que já existe com essa sigla. O CFOP da nota de compra é do fornecedor e não é importado.

Passo a passo

  1. Envie a planilha. Arraste o arquivo para a caixa ou clique para procurar, e clique em Continuar.
  2. Confira as colunas. Para cada coluna da planilha, o LinceIA indica de qual informação ela vem. Um selo diz de onde veio a sugestão: Mapeamento salvo, Formato já importado por outras óticas, Colunas sugeridas pela IA ou Colunas reconhecidas pelo nome. Corrija o que estiver errado e escolha Ignorar nas colunas que não quer trazer. Colunas de data têm uma segunda escolha de formato (dia/mês/ano, mês/dia/ano…). Os campos obrigatórios têm *.
  3. Clique em Verificar dados. É uma simulação: nada é gravado ainda. Você vê quantas linhas estão Prontas para importar e quantas estão Com problemas (serão puladas), com a linha, o campo e o problema de cada uma. Valores incomuns aparecem como aviso e não impedem a importação.
  4. Clique em Importar N linhas. As linhas com problema ficam de fora — corrija a planilha e envie de novo só com elas, se quiser.

Antes de importar, a opção Lembrar estas colunas para a próxima planilha igual (marcada por padrão) salva o mapeamento com um nome; uma planilha com o mesmo formato já chega com as colunas certas.

O que entra de cada tipo

Clientes: nome (obrigatório; um sobrenome numa coluna à parte é juntado a ele), CPF ou CNPJ (numa coluna só ou separados), RG, tipo (PF/PJ), data de nascimento, gênero, e-mail, até dois telefones e endereço. O CPF e o CNPJ são validados, e zeros à esquerda perdidos pelo Excel são recuperados. Os telefones importados ficam liberados para WhatsApp e SMS — ou seja, com Permitir comunicação via WhatsApp marcado, o que inclui a mensagem automática de óculos pronto quando o módulo está ligado na loja (veja Cadastrar cliente). Os clientes ficam ligados à loja selecionada.

Produtos: nome (obrigatório), descrição, código (SKU), código de barras (EAN), NCM, CEST, origem (0 a 8), marca, categoria, fornecedor, unidade (o nome ou a sigla), preço de custo, preço de venda e estoque. Uma linha com código de barras de dígito verificador errado, ou com NCM que não existe na tabela NCM, fica de fora com o motivo no relatório. Sem NCM na planilha, o produto recebe o da categoria, se ela tiver. Marcas, categorias, fornecedores e unidades que não existirem são criados. Preços e estoque vão para a loja selecionada no menu lateral — escolha a loja antes de importar.

Receitas: os valores de longe e perto de cada olho (esférico, cilíndrico, eixo, altura, DNP), adição, médico, CRM, data da receita, validade e observações. Cada receita vai para um cliente já cadastrado, encontrado pelo CPF — ou pelo nome junto com o nascimento ou o telefone (só o nome não basta). Por isso, importe os clientes primeiro.

Repetidos

  • Clientes são comparados pelo CPF/CNPJ, com o cadastro e dentro da própria planilha. Clientes sem documento não são verificados.
  • Produtos são comparados pelo código (SKU) e pelo código de barras.
  • Receitas iguais para o mesmo cliente não são importadas de novo.

A importação só cria registros novos: ela não atualiza nem mescla cadastros que já existem.

O que a importação não faz

  • Não traz o histórico de ordens de serviço, vendas, contas a receber, crediário ou movimentos de estoque do sistema antigo.
  • Não importa o limite de crediário do cliente, imagens de produtos nem preços e estoque de mais de uma loja: eles vão só para a loja selecionada, e importar os mesmos produtos de novo para outra loja esbarra nos códigos repetidos.
  • Não tem "desfazer": uma importação errada precisa ser corrigida nos cadastros.

Quando a IA sugere as colunas, ela recebe só o formato das primeiras linhas — não os nomes e números dos seus clientes.

Primeiros passos