Quase toda ótica começa em planilha. E não há nada de errado nisso: é de graça, todo mundo sabe usar e resolve bem enquanto a loja é pequena.
O problema não é a planilha. É a planilha mal montada, que cresce sem regra até que só uma pessoa entende, e a planilha usada além do ponto em que ela dá conta.
Este artigo mostra quais planilhas uma ótica precisa, como montar cada uma para não virar bagunça e quais são os sinais de que chegou a hora de trocar.
As seis planilhas de uma ótica
A rotina de uma ótica cabe em seis controles. Dá para ter uma aba para cada um, num arquivo só, ou arquivos separados.
Há modelos prontos para baixar de graça, se você preferir não começar do zero. Abaixo, o que cada controle precisa ter.
1. Clientes e receitas
O cadastro é a base de tudo: é ele que permite chamar o cliente de volta.
Colunas: código do cliente, nome, CPF, telefone, e-mail, data de nascimento, autoriza mensagens (sim ou não), data da receita, validade, profissional que prescreveu, e os valores de cada olho (esférico, cilíndrico, eixo), adição, DNP e altura.
Dica: se o cliente tem mais de uma receita, use uma aba de receitas separada, com uma linha por receita e o código do cliente para ligar as duas. Colocar a receita nova por cima da antiga apaga o histórico.
2. Ordens de serviço
Uma linha por OS.
Colunas: número da OS, data, código do cliente, armação, lente (material, tipo, tratamento), laboratório, data de envio, prazo prometido ao cliente, etapa atual, valor total, sinal pago, vendedor.
Dica: a etapa precisa ser uma lista fixa (aberta, enviada ao laboratório, recebida, pronta, entregue), escolhida num menu, e não texto livre. Com texto livre, a mesma etapa aparece escrita de cinco jeitos e nenhum filtro funciona. O artigo sobre ordem de serviço em ótica mostra quais campos fazem falta depois.
3. Estoque de armações
Uma linha por modelo e cor.
Colunas: código, grife, modelo, cor, medidas do aro, fornecedor, preço de custo, preço de venda, quantidade em estoque, data da última entrada, data da última venda.
Dica: a "data da última venda" é a coluna mais útil e a mais esquecida. É ela que mostra a armação parada há 300 dias. O guia de controle de estoque para óticas explica como usar isso na curva ABC.
4. Caixa do dia
Uma linha por entrada ou saída.
Colunas: data, descrição, cliente ou fornecedor, forma de pagamento, entrada, saída, quem lançou.
Dica: no fim do dia, o total em dinheiro da planilha precisa bater com o dinheiro da gaveta, e o total do cartão, com o relatório da maquininha. Se não bate, anote a diferença no mesmo dia. Uma semana depois, ninguém lembra mais.
5. Crediário (contas a receber)
Uma linha por parcela, não por venda.
Colunas: código do cliente, venda ou OS de origem, número da parcela, vencimento, valor, valor pago, data do pagamento, situação.
Dica: com uma linha por parcela, um filtro simples mostra tudo o que venceu e não foi pago. Com uma linha por venda, essa pergunta vira uma tarde de trabalho. O artigo sobre crediário na ótica mostra o que acompanhar.
6. Contas a pagar
Uma linha por conta.
Colunas: fornecedor, descrição, categoria (aluguel, pessoal, mercadoria, laboratório, impostos), vencimento, valor, data do pagamento.
Dica: a categoria permite somar no fim do mês quanto foi para cada coisa, que é a base do ponto de equilíbrio da ótica.
Cinco regras para a planilha não virar bagunça
- Uma linha por registro. Um cliente, uma OS, uma parcela. Nunca duas informações na mesma célula.
- Nada de células mescladas. Elas ficam bonitas e quebram filtros, ordenação e importação.
- Listas fixas para o que se repete. Etapa da OS, forma de pagamento, categoria. Escolhidas num menu, não digitadas.
- Datas como datas. "15/03/2026", não "15 de março" nem "mar/26". Só assim dá para filtrar e calcular prazos.
- Um código único para cada cliente e cada OS. Nome se repete; código, não.
Seguindo essas cinco regras, a planilha funciona melhor hoje e, quando chegar a hora de trocar, entra em qualquer sistema sem redigitar.
Quando a planilha para de dar conta
A planilha guarda o que alguém digitou. Ela não faz nada sozinha. Os sinais de que a loja passou desse ponto costumam ser estes:
Duas pessoas precisam mexer ao mesmo tempo. Uma salva por cima da outra, ou cada uma tem a sua cópia, e nenhuma está certa.
O cliente liga para saber dos óculos. E alguém precisa abrir a planilha, achar a linha e torcer para a etapa estar atualizada.
O estoque não bate. A armação foi vendida mas ninguém deu baixa, ou foi reservada numa OS e vendida de novo no balcão.
Ninguém vê o crediário vencido. A informação está lá, mas só aparece quando alguém lembra de filtrar.
A receita vence e ninguém chama o cliente. A data está na planilha, mas a planilha não avisa.
Fechar o mês leva um dia. Somar vendas, taxas, comissões e despesas em abas diferentes, conferir, refazer.
A loja abriu uma segunda unidade. Duas planilhas de estoque, dois caixas, dois cadastros de clientes que não se falam.
Se três ou mais desses aparecem na sua rotina, o custo da planilha já é maior do que parece: ele está nas horas da equipe e nos erros que só aparecem depois.
O comparativo planilha, sistema genérico ou sistema para ótica mostra lado a lado o que cada opção resolve na receita, na OS, no estoque e no crediário.
Como trocar sem redigitar tudo
O maior medo de quem sai da planilha é passar semanas redigitando cadastros. Não precisa ser assim.
- Arrume a planilha antes. Aplique as cinco regras acima: uma linha por registro, sem células mescladas, datas como datas.
- Comece pelos cadastros. Clientes, receitas e produtos são o que mais dá trabalho para redigitar e o que o sistema novo mais precisa.
- Confira uma amostra. Depois de importar, abra dez clientes e dez produtos e compare com a planilha.
- Defina um dia de virada. A partir dele, OS, vendas e caixa são lançados só no sistema novo. Manter os dois em paralelo por muito tempo é a forma mais rápida de nenhum dos dois estar certo.
- Guarde a planilha antiga. Como consulta, não como controle.
No LinceIA
O LinceIA importa planilhas de clientes, produtos e receitas em Excel (.xlsx) ou CSV, do jeito que estão: você indica de qual informação vem cada coluna, e o sistema faz uma verificação antes de gravar, mostrando quantas linhas estão prontas e quais têm problema. O histórico de vendas e OS do sistema anterior entra só como consulta na página de cada cliente, e não vai para relatórios, estoque nem comissões. Contas a receber em aberto e movimentos de estoque não são importados.
Depois, a OS, o estoque, o caixa, o crediário e a lista de receitas vencendo ficam no mesmo lugar, e a loja não depende mais de alguém lembrar de atualizar a aba certa. Se um dia você quiser sair, a exportação de dados baixa uma cópia completa, em arquivos CSV que abrem em qualquer planilha. Para quem vem de outro sistema, a página trocar o sistema da ótica sem redigitar mostra o caminho.