A emissão de nota fiscal está sendo liberada aos poucos. Esta página vale para as contas em que a venda já mostra o cartão Nota fiscal — veja Emitir nota fiscal (NFC-e e NF-e). Enquanto o cartão não aparecer, a nota é emitida e cancelada no emissor que a ótica já usa.
No LinceIA, a nota é cancelada junto com a venda: não há uma tela separada para lembrar. Ao cancelar a venda, o sistema cuida da nota conforme a situação dela.
O prazo da SEFAZ
- NFC-e (modelo 65, a nota do balcão): a SEFAZ aceita o cancelamento até 30 minutos depois da autorização.
- NF-e (modelo 55): até 24 horas depois da autorização.
O LinceIA para de oferecer o cancelamento 1 minuto antes do fim do prazo, para o pedido chegar a tempo. Depois do prazo, a nota não pode mais ser cancelada: ela continua valendo, e o caminho é a NF-e de devolução (veja abaixo). O LinceIA não faz cancelamento fora do prazo.
Cancelar a venda com nota
Cancelar a venda pede a permissão Cancelar Vendas (devolução) — veja Registrar uma venda.
- Na lista de Vendas, clique em Cancelar venda — ou abra a venda e clique em Cancelar venda.
- A janela mostra o quadro Nota fiscal, que diz o que vai acontecer com a nota e, quando ela ainda pode ser cancelada, até que horas vai o prazo da SEFAZ.
- Escreva o Motivo. Quando a nota vai ser cancelada, ele é obrigatório e precisa de pelo menos 15 caracteres: a SEFAZ exige uma justificativa, e o motivo é enviado como ela.
- Confirme em Cancelar venda.
Depois de cancelar uma venda que tem nota, o LinceIA mostra a venda cancelada, com o aviso Venda cancelada e o cartão da nota com o andamento. A venda cancelada sai da lista de vendas.
O que o quadro Nota fiscal pode dizer:
- A nota será cancelada na SEFAZ junto com a venda. A nota está autorizada e dentro do prazo. O cartão mostra Cancelamento da nota enviado à SEFAZ e, em instantes, a situação Cancelada.
- A nota ainda aguarda a SEFAZ (pendente). Ela precisa ser autorizada primeiro; o LinceIA a cancela sozinho assim que isso acontecer. O motivo também é obrigatório.
- O número será inutilizado. A nota foi rejeitada ou nem chegou a ser enviada: não há nota a cancelar, e o LinceIA avisa a SEFAZ de que aquele número não será usado. A situação fica Inutilizada.
- A nota fiscal não pode mais ser cancelada. O prazo passou. A venda pode ser cancelada mesmo assim — estoque, caixa e comissão são estornados —, mas a nota continua valendo até você emitir a NF-e de devolução, na venda cancelada.
Depois do prazo: NF-e de devolução
Quando a venda é cancelada com a nota fora do prazo, a nota da venda continua valendo para o fisco. O que a anula é a NF-e de devolução: uma NF-e (modelo 55) de entrada, emitida pela própria loja, que aponta para a nota da venda pela chave de acesso e repete os itens e os valores dela. Vale para a venda que saiu com NFC-e e para a que saiu com NF-e.
O LinceIA não emite a devolução sozinho: ela é uma nota nova, então alguém confirma. É um clique.
- Cancele a venda (veja acima). A janela Cancelar venda avisa que A nota fiscal não pode mais ser cancelada e que a devolução é emitida logo depois.
- Na venda cancelada, o cartão Nota fiscal mostra Esta nota precisa de uma NF-e de devolução. Clique em Emitir NF-e de devolução.
- Em instantes o cartão mostra a NF-e de devolução com a situação Autorizada, e os botões DANFE da devolução e XML da devolução.
Emitir a devolução pede a permissão Emitir Notas Fiscais. Quem não tem vê o aviso, sem o botão.
O que a NF-e de devolução leva:
- Os itens da nota original, com a descrição, a quantidade e o preço que saíram nela — mesmo que o produto tenha mudado de nome, de preço ou de dados fiscais depois da venda.
- CFOP 1202 (devolução de venda). Se a nota original foi uma NF-e com entrega em outro estado, 2202.
- Nenhuma forma de pagamento: o dinheiro já foi devolvido pelo cancelamento da venda.
- Quem devolveu. Com o cadastro do cliente completo (CPF ou CNPJ e endereço), a nota sai em nome dele. Sem isso — por exemplo, um consumidor que comprou sem CPF —, a nota sai em nome da própria loja, com o nome do cliente nas informações complementares; o cartão avisa antes de emitir. Para sair em nome do cliente, complete o cadastro em Clientes antes de clicar.
A NF-e de devolução não mexe no estoque nem no caixa: o cancelamento da venda já devolveu o produto ao estoque e registrou o estorno.
A loja precisa estar pronta para emitir NF-e (dados fiscais e certificado digital; o CSC é só da NFC-e). Se faltar algo, o cartão diz o que falta, com o link para Dados fiscais da loja.
Se a SEFAZ rejeitar a devolução, o cartão mostra o motivo e onde corrigir. Corrija e clique em Reenviar devolução: a nota sai com o mesmo número.
O que o contador vê. A nota da venda e a NF-e de devolução vão as duas no arquivo do mês, e o resumo fiscal desconta a devolução da receita — veja Enviar os XMLs ao contador. Vale conferir com o contador como a loja deve identificar quem devolve: a regra muda de estado para estado, e alguns pedem uma declaração assinada pelo cliente.
Se o cliente é uma empresa com inscrição estadual, o normal é ela mesma emitir a nota de devolução. O LinceIA avisa disso no cartão e deixa emitir a nota de entrada da loja, que serve quando a mercadoria não chegou a sair ou foi recusada — confirme com o contador.
Se a SEFAZ recusar o cancelamento
A venda continua cancelada: estoque, caixa e comissão não voltam atrás. O cartão mostra A SEFAZ recusou o cancelamento da nota, com o motivo. Quem tem a permissão Cancelar Notas Fiscais pode clicar em Tentar cancelar de novo, ajustar a justificativa e enviar outra vez, enquanto o prazo não acabar. Passado o prazo, o cartão passa a oferecer a NF-e de devolução.
Inutilizar número
Um número de nota que foi rejeitado e nunca virou nota precisa ser inutilizado na SEFAZ, para a numeração não ficar com buraco.
- Automático. Todo mês, a partir do dia 5, o LinceIA inutiliza sozinho os números das notas de produção rejeitadas em meses anteriores que ninguém reenviou. Ao cancelar uma venda com nota rejeitada, o número é inutilizado na hora.
- Pelo botão. Na venda com nota Rejeitada, quem tem a permissão Cancelar Notas Fiscais vê o botão Inutilizar número. Use quando desistir daquela nota: escreva a justificativa (de 15 a 255 caracteres) e confirme em Inutilizar número. A venda fica sem nota e pode receber uma nova, com outro número. Para só corrigir o erro e enviar de novo com o mesmo número, use Reenviar.
Não dá para desfazer uma inutilização.
Carta de correção (CC-e)
A carta de correção conserta um erro de preenchimento de uma NF-e (modelo 55) já autorizada, sem cancelar a nota. Não existe carta de correção para NFC-e. Na venda com NF-e Autorizada, o cartão da nota mostra o botão Carta de correção: escreva a correção e clique em Enviar carta de correção. As cartas enviadas ficam listadas no cartão.
A carta não pode mudar:
- valores que definem o imposto: base de cálculo, alíquota, preço, quantidade, valor da operação;
- quem emitiu ou quem recebe a nota (troca de CNPJ ou CPF);
- a data de emissão ou de saída.
Para esses erros, cancele a nota dentro do prazo ou emita uma nota de devolução. O texto da correção tem de 15 a 1000 caracteres. Cada carta substitui a anterior — escreva nela todas as correções — e o limite é de 20 cartas por nota. Enviar a carta pede a permissão Cancelar Notas Fiscais.
Com a assinatura pausada
Com a assinatura pausada, o LinceIA fica só para leitura e a venda não pode ser cancelada. O cancelamento de uma nota já pedido continua sendo enviado à SEFAZ, e Tentar cancelar de novo continua funcionando: cancelar a nota dentro do prazo é uma obrigação fiscal. Veja Assinatura.
O que ainda não dá para fazer
- Devolução parcial ou troca: a NF-e de devolução é sempre da nota inteira, porque o cancelamento é sempre da venda inteira.
- Emitir a devolução de uma venda que não foi cancelada, ou de uma nota que ainda pode ser cancelada.
- Devolução ao fornecedor: o LinceIA não emite a nota de devolução de uma compra — veja Entrada de mercadoria.
- Cancelar a nota sem cancelar a venda, ou cancelar fora do prazo da SEFAZ.
- Cancelar só parte da venda: o cancelamento é sempre da venda inteira.