A entrada de mercadoria registra a nota de compra do fornecedor: soma os produtos ao estoque da loja e atualiza o custo de cada um. Fica em Entrada de mercadoria, no menu lateral, e pede a permissão Gerenciar Produtos (as funções Gerente e Vendedor já têm). A entrada vai para a loja selecionada no topo do menu lateral — confira antes de começar.
Dar entrada numa nota
- Clique em Nova entrada.
- Em Nota fiscal, escolha o Fornecedor (ele precisa estar cadastrado — veja abaixo), informe o Número da NF (opcional) e a Data de emissão.
- Em Itens, leia o Código de barras e tecle Enter, ou use Ou busque o produto. Ler o mesmo produto de novo soma 1 na quantidade.
- Em cada linha, confira a Qtd. e o Custo unit. — ele vem com o preço de custo atual do produto na loja; digite o valor da nota. A lixeira tira a linha.
- Em Custos adicionais, informe o Frete e Outras despesas da nota, se houver, e Observações.
- Em Conta a pagar, decida se a conta do fornecedor já entra no financeiro (abaixo).
- Confira Produtos, Frete e outras e Total da nota e clique em Confirmar entrada.
Só produtos com Controlar estoque ligado podem dar entrada. O código de barras lido é o Código GTIN (EAN-13) do cadastro do produto — veja Cadastrar produto. O botão Confirmar entrada fica desligado enquanto falta algo, e o motivo aparece embaixo dele.
Importar o XML da NF-e
O fornecedor manda, junto com a nota, o arquivo .xml da NF-e (o PDF é só o DANFE, a representação impressa). Com o XML, a entrada se preenche sozinha:
- Em Nova entrada, no quadro Nota fiscal, clique em Importar XML da NF-e e escolha o arquivo.
- O sistema preenche o Número da NF, a Data de emissão, o Frete e as Outras despesas da nota, e cria uma linha para cada item.
- Fornecedor: é encontrado pelo CNPJ (ou CPF) do emitente da nota. Se ainda não está cadastrado, aparece o aviso Fornecedor novo com o botão Cadastrar fornecedor, que o cadastra com a razão social, o nome fantasia, a inscrição estadual e o endereço da nota — só quando você clica.
- Itens: cada item é procurado primeiro pelo código que o fornecedor usa para ele (de notas anteriores dele que você já lançou) e depois pelo código de barras da nota. Acima da tabela aparece quantos itens estão prontos e quantos estão para conferir; as linhas a conferir ficam destacadas e dizem o motivo.
- Para um item não encontrado, escolha o produto na busca da própria linha ou clique em Criar produto: o cadastro vem preenchido com o nome do item, o código do fornecedor como Código (SKU), o Código de barras e a unidade da nota; o Preço de venda é opcional. O produto entra no estoque só quando você confirmar a entrada.
- Confira as linhas e clique em Confirmar entrada, como numa entrada digitada.
Ao confirmar, o sistema guarda, para esse fornecedor, qual produto corresponde a cada código dele. Na próxima nota do mesmo fornecedor, esses itens já vêm encontrados.
Caixas e embalagens: embaixo da Qtd. de cada linha da nota aparece a quantidade na unidade do fornecedor vezes quantas unidades cada uma tem (por exemplo, 2 CX × 6). Quando a nota mostra que a caixa tem várias unidades, o sistema já sugere o número e pede para você clicar em Confirmar; mudar o número recalcula a quantidade e o custo unitário. O número fica guardado para esse item do fornecedor.
Valores: o custo de cada item é o valor do item na nota menos o desconto dele, dividido pelas unidades que chegaram. Em Outras despesas entram o seguro, as outras despesas, o IPI e o ICMS-ST da nota — o que você paga ao fornecedor além das mercadorias —, então o Total da nota fica igual ao total do XML, mostrado embaixo dele (No XML), a menos de centavos de arredondamento.
Outros avisos:
- Esta nota já foi lançada: a mesma NF-e (pela chave de acesso) já tem uma entrada confirmada. Para lançar de novo, cancele a entrada anterior.
- XML sem autorização da SEFAZ: o arquivo não traz o protocolo de autorização. Confira se a nota foi autorizada antes de dar entrada.
- Um arquivo que não é o XML de uma NF-e (o PDF, uma NFC-e, outro XML) é recusado com o motivo.
- O fornecedor escolhido precisa ser o emitente da nota.
Descartar XML limpa o que veio da nota. O XML fica guardado com a entrada: na lista, Ver itens mostra a chave da NF-e e o botão Baixar XML.
O que acontece ao confirmar
- Estoque: cada item entra no estoque da loja e aparece no histórico do produto como Entrada de Mercadoria.
- Frete e outras despesas são rateados no custo dos itens, proporcionalmente ao valor de cada linha.
- Custo médio: o Preço de Custo do produto na loja passa a ser a média entre o que já havia e o que entrou, pesada pelas quantidades, já com o frete. Exemplo: 10 unidades a R$ 40 mais 10 a R$ 50 dão custo médio de R$ 45.
- Preço de venda não muda. Um produto que ainda não estava cadastrado nessa loja passa a estar, mas sem preço de venda — defina o preço no cadastro antes de vender.
- A mesma NF do mesmo fornecedor não pode ser lançada duas vezes (a não ser que a primeira tenha sido cancelada). Um clique duplo em Confirmar entrada não duplica a entrada.
Conta a pagar da nota
Com Lançar ligado (vem ligado para quem tem a permissão de despesas), a nota vira uma conta em Contas a Pagar:
- Parcelas (até 60) e Intervalo (dias) entre elas;
- Primeiro vencimento (vem com 30 dias);
- Categoria — em branco, é Laboratório se o fornecedor está marcado como laboratório, ou Mercadorias nos outros casos.
O valor é o Total da nota, dividido igualmente entre as parcelas (os centavos que sobram vão para a última). A conta leva o fornecedor, o número e a data da NF. A categoria Mercadorias aparece no fluxo de caixa, mas não como despesa no DRE: o custo da mercadoria entra no resultado quando ela é vendida.
Para pagar as parcelas, veja Despesas e contas a pagar.
Lançar a conta depois
Se a entrada foi confirmada sem a conta, na lista de entradas clique em Lançar conta, na coluna Conta a pagar. Preencha Parcelas, Intervalo (dias) e Primeiro vencimento e clique em Lançar — a categoria é a automática. Cada entrada tem no máximo uma conta a pagar.
Lançar a conta pede a permissão de despesas, que a função Gerente já tem. Sem ela, a entrada é confirmada normalmente e a conta aparece como Não lançada, para alguém com a permissão lançar depois.
A lista de entradas
Mostra as entradas da loja selecionada: Emissão, Fornecedor, NF, Itens, Total, Conta a pagar e Status (Confirmada ou Cancelada). Ver itens (o olho) abre a nota com o Custo NF e o Custo c/ frete de cada item.
Cancelar uma entrada
- Na lista, clique em Cancelar entrada (o ícone de proibido) na linha.
- Confirme em Cancelar entrada.
Os itens saem do estoque e o custo médio volta ao que era. O cancelamento é recusado se algum item já não está mais no estoque (foi vendido, reservado em OS ou transferido). Se a nota tinha conta a pagar, ela é excluída junto; se a conta já tem pagamentos, o cancelamento é recusado — exclua os pagamentos antes, no Histórico de Pagamentos da despesa.
Uma entrada não pode ser editada: para corrigir, cancele e lance de novo.
Fornecedores
Ficam em Gerenciamento de Dados → Fornecedores (Fornecedores). Ver a lista pede Visualizar Produtos; cadastrar, editar e excluir pedem Gerenciar Produtos. O mesmo cadastro serve para a entrada de mercadoria, o cadastro do produto e as contas a pagar.
- Clique em Adicionar fornecedor.
- Em Tipo de Fornecedor, escolha Empresa (PJ) ou Pessoa Física (PF).
- Informe o CNPJ (ou o CPF). Com um CNPJ completo, o sistema busca a empresa e preenche a razão social, o nome fantasia, o e-mail e o endereço, quando encontra — o botão de lupa busca de novo.
- Confira o Nome Fantasia e a Razão Social (obrigatórios).
- Nas abas, preencha o que quiser:
- Informações Básicas: Email e Website;
- Endereço;
- Informações Fiscais: Inscrição Estadual, Inscrição Municipal, SUFRAMA e Contribuinte ICMS;
- Contatos: Adicionar Contato com Nome, Email, Telefone, Celular e Observações — quantos contatos quiser;
- Adicionais: É Laboratório e Observações.
- Clique em Criar Fornecedor.
Marque É Laboratório para o laboratório de lentes: a conta a pagar das entradas dele vai, por padrão, para a categoria Laboratório.
Na lista, Buscar encontra pelo nome fantasia ou pela razão social, e Editar e Excluir ficam em cada linha. Um fornecedor que já tem entrada de mercadoria ou conta a pagar não pode ser excluído — mesmo uma entrada cancelada conta, porque ela precisa continuar mostrando de quem foi a compra. Ao tentar, o sistema avisa "Fornecedor em uso" e diz quantas entradas e contas a pagar estão com ele. Excluir um fornecedor tira ele dos produtos que o usavam, sem apagar os produtos.
No cadastro do produto, Novo fornecedor no fim da lista de fornecedores cadastra um sem sair da tela. Na entrada de mercadoria digitada essa opção não existe: cadastre o fornecedor antes — ou importe o XML da nota, que oferece Cadastrar fornecedor.
O que ainda não existe
- Receber as notas automaticamente da SEFAZ: o XML é importado por você, arquivo por arquivo. O LinceIA também não emite nota — veja O que o LinceIA ainda não faz.
- Editar uma entrada confirmada, ou cancelar só parte dela.
- Pedido de compra ao fornecedor e conferência do pedido com a nota.
- Devolução ao fornecedor: não há uma saída de estoque própria para isso.
- Atualizar o preço de venda a partir do novo custo: o preço de venda é mudado no cadastro do produto.