Cadastrar produto

Os produtos ficam em Produtos, no menu lateral. O cadastro do produto (nome, códigos, categoria, grife) é da ótica inteira; o preço de custo, o preço de venda e o estoque são de cada loja. Ver os produtos pede a permissão Visualizar Produtos; cadastrar, editar e excluir pedem Gerenciar Produtos.

Para trazer o catálogo inteiro de uma planilha, veja Importar planilha.

Cadastrar um produto

1. Em Produtos, clique em Novo Produto (com a lista vazia, Cadastrar produto).
2. Preencha o Nome do Produto e o SKU — os dois são obrigatórios. O SKU é o código interno do produto (por exemplo, a referência da armação). Dois produtos ativos não podem ter o mesmo SKU nem o mesmo código de barras: o sistema recusa e diz qual produto já usa o código (maiúsculas e minúsculas não fazem diferença no SKU).
3. Se o produto tem código de barras, preencha o Código de barras (GTIN/EAN). Sem código de barras (lentes feitas no laboratório, por exemplo), deixe vazio ou escreva SEM GTIN.
4. Ligue Controlar estoque se o produto tem quantidade a controlar (armações, lentes prontas, acessórios). Deixe desligado para serviços e para o que você não conta.
5. Na aba Informações Gerais, preencha o que quiser: Descrição, Categoria, Grife, Fornecedor e Tipo de Unidade.
6. Na aba Dados fiscais, confira o NCM e a Origem (veja abaixo). Se a categoria já tem esses dados, pode deixar em branco: o produto recebe os da categoria.
7. Na aba Preços e Estoque por Loja, preencha cada loja (veja abaixo).
8. Clique em Criar Produto.

Categoria, grife, fornecedor e tipo de unidade

Escolha da lista. Se o que você precisa não existe, use Adicionar nova categoria, Adicionar nova grife, Novo fornecedor ou Adicionar novo tipo de unidade no fim da lista — o cadastro abre ali mesmo e já fica escolhido no produto. Para deixar em branco, escolha Sem Categoria, Sem grife ou Sem Tipo de Unidade.

Código de barras

O sistema confere o dígito verificador do código de barras (GTIN-8, 12, 13 ou 14). Um número com dígito errado não salva: aparece "Código de barras … com dígito verificador inválido" — confira o número na etiqueta. SEM GTIN é aceito e fica como produto sem código de barras.

Dados fiscais

A aba Dados fiscais guarda o que a nota fiscal vai precisar de cada produto:

• Tipo: Mercadoria (NF-e / NFC-e) para armações, lentes, óculos e acessórios; Serviço (NFS-e) para exames, ajustes e consertos sem peça. Serviço não precisa de NCM nem de origem.
• NCM: a classificação fiscal, com 8 dígitos (por exemplo, 9003.11.00). O campo sugere os NCMs mais usados por óticas: armações de plástico (9003.11.00), de metal (9003.19.10) ou de outras matérias (9003.19.90), partes de armação (9003.90.10 e 9003.90.90), lentes oftálmicas de resina ou policarbonato (9001.50.00), lentes de vidro (9001.40.00), lentes de contato (9001.30.00), óculos de sol (9004.10.00) e óculos para correção prontos (9004.90.10). Para soluções de lentes de contato a sugestão é 3307.90.00, mas a classificação é discutida — confirme com o contador. O NCM é conferido com a tabela NCM em vigor: um código que não existe não salva.
• CEST: 7 dígitos, só para os produtos cujo NCM tem CEST (substituição tributária). Na dúvida, deixe vazio e pergunte ao contador.
• Origem: de 0 a 8, como na nota do fornecedor. 0 — Nacional; armações e lentes importadas costumam ser 1 (você importou) ou 2 (comprou de quem importou).
• ICMS-ST retido pelo fornecedor: ligue quando a nota de compra já trouxe o ICMS por substituição tributária.
• CST IBS/CBS e cClassTrib: da Reforma Tributária. Vazios valem 000 e 000001 (tributação integral), o caso de armações, lentes e óculos — nenhum deles tem alíquota reduzida.

A unidade da nota é o Tipo de Unidade do produto. A sigla dela também aparece ao lado da quantidade nos itens da venda e da OS e nos PDFs dos dois (por exemplo, 2 PAR).

Um produto novo com NCM, origem ou tipo em branco recebe os da sua categoria, se ela tiver (veja Categorias abaixo). O que você preencher no produto vale mais que a categoria. Trocar a categoria de um produto já cadastrado preenche só o que estiver vazio nele.

Preços e estoque por loja

Cada loja ativa aparece num quadro próprio (a loja selecionada no menu lateral fica destacada):

• Preço de Custo (R$) e Preço de Venda (R$). Com os dois preenchidos, aparece a Margem de Lucro, calculada sobre o custo.
• Estoque inicial: a quantidade que você tem hoje naquela loja. Só fica liberado com Controlar estoque ligado.
• Estoque mínimo: abaixo dele o produto aparece como Abaixo do mínimo no estoque.
• Localização na loja: onde o produto fica (por exemplo, "Vitrine 2" ou "Gaveta B3"). O campo sugere as localizações que a loja já usa.

Um produto sem Preço de Venda numa loja não pode ser escolhido na venda nem na OS dessa loja — a busca mostra "Falta definir o preço de venda". Um produto com estoque controlado e estoque zerado também não pode ser escolhido.

As quantidades são sempre números inteiros.

A lista de produtos

• Buscar procura pelo nome, pela descrição ou pelo SKU. O código de barras não entra na busca.
• Filtre por Categoria, por Grife, por Dados fiscais e por Situação (Ativos ou Inativos). Sem dados fiscais mostra as mercadorias sem NCM ou sem origem. Na lista, esses produtos aparecem com o aviso Sem NCM, Sem origem ou Sem NCM e origem embaixo do SKU.
• Os botões no canto alternam entre cartões e tabela, e no rodapé você escolhe quantos Itens por página ver.

Na tabela, Estoque é a soma de todas as lojas e Preço é o preço de venda da loja selecionada. Nos cartões, Estoque Total mostra cada loja e o Preço médio é a média das lojas. Os selos de estoque:

• Não controlado — o produto não controla estoque;
• Sem estoque ou N unidades — o total das lojas;
• Falta configuração — o produto ainda não foi configurado em nenhuma loja.

Nos cartões, a faixa Requer atenção! aparece quando o produto não tem preço de venda em nenhuma loja, ou quando controla estoque e está zerado em todas.

Definir NCM em vários produtos

Definir NCM, no topo da lista, aplica um NCM e/ou uma origem a todos os produtos da lista com os filtros atuais — não só aos da página. Por exemplo: filtre a categoria Lentes Oftálmicas e Sem dados fiscais, clique em Definir NCM, escolha 9001.50.00 e a origem e clique em Aplicar a N produto(s). O que ficar vazio no quadro não muda nos produtos. Pede a permissão Gerenciar Produtos.

Reajustar preços em vários produtos

Reajustar preços, no topo da lista, aumenta ou reduz em um percentual o Preço de Venda de todos os produtos da lista com os filtros atuais — não só os da página. Por exemplo: filtre a grife, clique em Reajustar preços, escolha Aumentar, digite 10 e clique em Aplicar a N produto(s).

• Loja: a loja selecionada no menu lateral ou Todas as lojas.
• Arredondamento: Não arredondar (centavos), Real inteiro (R$ 189,37 vira R$ 189,00) ou Terminar em ,90 (o preço terminado em ,90 mais próximo: R$ 189,45 vira R$ 189,90).
• O aumento vai até 500% e a redução, até 90%.
• O preço de custo não muda, e as vendas e OS já feitas ficam com o preço da época. Um produto sem preço de venda na loja fica como está.
• Não há "desfazer": para voltar atrás, aplique o reajuste contrário e confira os preços, porque o arredondamento pode deixar centavos de diferença.

Pede a permissão Gerenciar Produtos.

Editar um produto

Clique em Editar (o lápis) na lista. A página mostra o mesmo formulário; ao terminar, clique em Atualizar Produto.

• Com o estoque controlado, o quadro Onde está mostra quanto há em cada loja — disponível, reservado em OS, no laboratório e em trânsito — e Verificar estoque abre o histórico de movimentações.
• Depois que o produto controla estoque numa loja, o campo Estoque fica travado: o estoque passa a mudar só com vendas, entradas, transferências, inventário e ajustes. Para corrigir uma quantidade, use Ajustar no quadro Onde está. Tudo sobre isso está em Estoque e inventário.
• Mudar o preço de custo não altera a margem de vendas já feitas: cada venda guarda o custo do momento.
• Para tirar o produto de uma loja, zere o preço de custo, o preço de venda e o estoque no quadro dela e salve. Só funciona se o estoque da loja já estiver zerado.

Inativar e reativar um produto

Para parar de vender um produto sem perder o cadastro, clique em Inativar (a caixa de arquivo) na lista, ou no botão Inativar no topo da página do produto. Não pede confirmação, porque dá para voltar atrás.

• O produto inativo some da lista, da busca da venda e da OS, mas continua nas vendas e OS antigas. O estoque que ele tinha não é zerado.
• Para ver os inativos, escolha Inativos no filtro Situação. Ao abrir um deles, a página avisa "Produto inativo" e não deixa editar.
• Para voltar a vender, clique em Reativar — na lista de inativos ou no aviso da página do produto. Se outro produto ativo já usa o mesmo SKU ou código de barras, a reativação é recusada: mude o código do outro produto antes.

Excluir um produto

Na lista, clique em Excluir (a lixeira) e confirme. Na visão em tabela, dá para marcar vários produtos e clicar em Excluir Selecionados.

• Um produto que nunca foi usado é apagado de vez.
• Um produto que já foi usado em venda, OS, entrada de mercadoria ou transferência não pode ser apagado: ele fica inativo, como acima, e pode ser reativado depois.

Categorias, grifes e tipos de unidade

Esses cadastros ficam em Gerenciamento de Dados → Produtos no menu lateral: Categorias, Grifes e Tipos de Unidade. A conta já vem com uma lista pronta de cada um — categorias como Armação Acetato, Lentes Oftálmicas, Óculos Solar e Serviços; grifes conhecidas; e unidades como Unidade (UN), Par (PAR) e Caixa (CX).

1. Clique em Adicionar Categoria, Adicionar Grife ou Adicionar Tipo de Unidade.
2. Preencha o nome (Nome da categoria, Nome da grife ou Nome do tipo de unidade). Categorias e grifes têm Descrição opcional; o tipo de unidade pede também a Sigla, de até 10 caracteres. A categoria tem ainda os dados fiscais padrão — Tipo, NCM padrão e Origem padrão — que um produto novo dela recebe quando não informa os seus.
3. Clique em Criar.

Na lista, Editar muda o nome, e Excluir apaga depois da confirmação. Os produtos que usavam o item excluído ficam sem categoria, sem grife ou sem tipo de unidade — eles não são apagados. Mexer nesses cadastros pede a permissão Gerenciar Produtos.

As categorias que vêm prontas já trazem o NCM: Armação Acetato e Armação Nylon 9003.11.00, Armação Metal e Armação Titânio 9003.19.10, Lentes de Contato 9001.30.00, Lentes Oftálmicas 9001.50.00, Óculos Solar 9004.10.00; Serviços vem como serviço. Acessórios e Produtos para Lentes ficam sem NCM, porque depende do item. Nenhuma vem com origem: ela depende de onde a ótica compra. Mudar o NCM padrão de uma categoria não muda os produtos que já existem — para isso, use Definir NCM.

Categorias e grifes servem para organizar e filtrar a lista de produtos. Os materiais e tratamentos de lente usados na OS são outro cadastro: veja Materiais e tratamentos de lente.

O que ainda não existe

• Foto do produto, variações (cor, tamanho) e produto composto (kit).
• Reajuste do preço de custo em lote e inativar vários produtos de uma vez: o reajuste em lote é só do preço de venda, e inativar é produto a produto.
• Etiquetas com código de barras para imprimir.
• Emitir a nota fiscal: os dados fiscais já ficam no produto, mas o LinceIA ainda não emite nota — veja O que o LinceIA ainda não faz.
• Sugestão automática de NCM pelo nome do produto: o NCM é escolhido por você (ou vem da categoria ou da importação).