As notas recebidas ainda não estão disponíveis no LinceIA. O LinceIA ainda não busca na SEFAZ as notas que os fornecedores emitem para a loja, e não registra a manifestação do destinatário — nem para quem já emite nota fiscal pelo LinceIA. Por enquanto, importe o arquivo .xml que o fornecedor envia — veja Entrada de mercadoria. A manifestação do destinatário, quando for preciso, é feita fora do LinceIA — confirme com o seu contador.
A aba Notas recebidas, em Compras (entre Entrada de mercadoria e Fornecedores), só aparece quando elas estiverem disponíveis. O restante desta página descreve como a tela vai funcionar a partir daí.
Toda NF-e emitida para o CNPJ de uma loja fica registrada na SEFAZ. Em Notas recebidas o LinceIA busca essas notas para você, sem depender do e-mail do fornecedor, e transforma cada uma em entrada de mercadoria em dois cliques. A tela pede a permissão Gerenciar Produtos (as funções Gerente e Vendedor já têm) e mostra as notas da loja selecionada no topo do menu lateral.
O que a loja precisa ter
A SEFAZ só entrega as notas de uma loja que tem o CNPJ e o certificado digital A1 cadastrados. Se faltar algo, a tela mostra o aviso Esta loja ainda não recebe notas, diz o que falta e leva a Configurar em Lojas — veja Certificado digital A1 e Configurar nota fiscal.
Numa loja em Produção, as notas só são buscadas com a nota fiscal ligada para a loja na tela de assinatura (um adicional por loja): sem ela, o aviso mostra Nota fiscal contratada para esta loja (em Assinatura). Veja Assinatura: cartão, cancelamento e reativação.
Quando as notas chegam
O LinceIA consulta a SEFAZ sozinho, cerca de uma vez por hora para cada loja. Não dá para consultar mais vezes: a SEFAZ bloqueia por uma hora o CNPJ que pergunta demais. Embaixo do título a tela mostra a Última consulta à SEFAZ e a partir de quando será a próxima.
Buscar agora faz a consulta na hora, se o intervalo da SEFAZ já passou. Se não passou, o sistema avisa a partir de que horas dá para consultar de novo.
Uma nota aparece primeiro só com o resumo: quem emitiu, o valor e a data. Os itens (o XML completo) só são liberados pela SEFAZ depois que a loja dá ciência da nota.
A lista
Cada linha mostra a Emissão, o Emitente (com o CNPJ), o número da NF, o Valor, a Situação (Autorizada, Cancelada ou Denegada), a Manifestação e se a Entrada de mercadoria já foi Lançada.
- Fornecedor não cadastrado: o CNPJ do emitente não é de nenhum fornecedor seu. Pode ser só um fornecedor novo — ele é cadastrado ao lançar a entrada. Mas se ninguém na loja reconhece a compra, veja Desconhecer operação, abaixo.
- Buscar encontra pelo nome do emitente, pelo CNPJ ou pela chave de acesso. Os filtros Manifestação e Entrada de mercadoria mostram, por exemplo, só as notas Sem manifestação ou Sem entrada lançada.
- Mais ações (os três pontos no fim da linha) tem Ver detalhes — a chave de acesso, os prazos e o histórico de manifestações com o protocolo de cada uma — e Baixar XML, quando o arquivo já foi liberado.
- Uma nota que você já lançou importando o XML à mão aparece aqui como Lançada: é a mesma nota, reconhecida pela chave de acesso.
Da nota à entrada em dois cliques
- Na linha da nota, clique em Dar ciência. A manifestação aparece como Enviando à SEFAZ… e, em instantes, como Ciência. A ciência só diz à SEFAZ que a loja sabe que a nota existe — não confirma nem recusa a compra.
- Clique em Lançar entrada. Abre a Nova entrada já preenchida com a nota, igual a quando você importa o XML: fornecedor, número, data, frete e os itens. Confira as linhas destacadas e clique em Confirmar entrada — os detalhes estão em Entrada de mercadoria.
- De volta em Notas recebidas, o sistema pergunta Confirmar a operação?. Confirmar operação declara à SEFAZ que a compra aconteceu e a mercadoria chegou; Agora não deixa para depois — o botão Confirmar operação fica na linha da nota.
O LinceIA nunca manifesta sozinho: cada manifestação é uma declaração da empresa ao fisco e só é enviada quando alguém clica.
Se você cancelar a entrada de mercadoria, a nota volta a aparecer como Não lançada.
As manifestações e os prazos
| Manifestação | O que declara | Prazo |
|---|---|---|
| Dar ciência | A loja sabe que a nota existe. Libera o XML. Não é definitiva. | 10 dias |
| Confirmar operação | A compra aconteceu e a mercadoria chegou. Depois dela o fornecedor não pode mais cancelar a nota. | 90 dias |
| Desconhecer operação | A loja não reconhece a compra. | 90 dias |
| Operação não realizada | A compra existiu, mas não se concluiu. Pede o motivo. | 90 dias |
Os prazos são da SEFAZ e contam da autorização da nota. A data limite de cada nota aparece na própria linha, embaixo da manifestação, e em Ver detalhes. Passado o prazo, a SEFAZ recusa a manifestação e a linha mostra o motivo. Depois de 90 dias sem nenhuma manifestação definitiva, o fisco considera a operação confirmada.
A confirmação, o desconhecimento e a operação não realizada são definitivas, mas uma pode substituir a outra dentro do prazo: vale a última registrada. Depois de uma delas, a ciência não é mais aceita.
Uma manifestação feita em outro sistema (o do contador, por exemplo) também aparece aqui, porque a SEFAZ avisa. Em Ver detalhes ela aparece como registrada fora do LinceIA.
Desconhecer operação: nota emitida contra o seu CNPJ
Se aparece uma nota de um emitente que ninguém na loja conhece, de uma compra que ninguém fez, alguém pode ter usado o CNPJ da loja indevidamente. Confirme com quem compra na loja e com o contador e, se a compra não existe mesmo:
- Em Mais ações, clique em Desconhecer operação.
- Leia o aviso e confirme em Desconhecer operação.
Operação não realizada
Use quando a compra existiu, mas não se concluiu — a mercadoria foi recusada na entrega, devolvida ou nunca chegou.
- Em Mais ações, clique em Operação não realizada.
- Escreva o Motivo (de 15 a 255 caracteres) e clique em Registrar na SEFAZ.
Desconhecer operação e Operação não realizada pedem, além de Gerenciar Produtos, a permissão Configurar Nota Fiscal, que só a função Gerente tem — são declarações contra o fornecedor. Elas não aparecem para uma nota que já tem entrada de mercadoria lançada: cancele a entrada antes.
Nota cancelada pelo fornecedor
Quando o fornecedor cancela a nota, a SEFAZ avisa e a Situação passa a Cancelada. Uma nota cancelada não aceita manifestação nem entrada. Se a entrada já tinha sido lançada, cancele-a em Entrada de mercadoria.
O que ainda não existe
- Manifestar várias notas de uma vez.
- Aviso por e-mail quando chega uma nota nova ou quando um prazo está acabando.
- Outros documentos que a SEFAZ distribui, como o CT-e do transporte.
- Notas emitidas há mais de 90 dias antes de a loja ser configurada: a SEFAZ só entrega as dos últimos três meses.