A venda ao consumidor final no estado sai em NFC-e (modelo 65); a venda com entrega em outro estado e, em geral, a venda a contribuinte do ICMS saem em NF-e (modelo 55). O MEI é dispensado na venda a pessoa física; as demais empresas do Simples emitem sempre.
O resto do artigo explica cada parte, com os links para você conferir. As regras do ICMS são de cada estado, então o que vale para a sua loja é o que diz a SEFAZ do seu estado, e quem bate o martelo é o seu contador.
Qual a diferença entre NF-e e NFC-e?
As duas são documentos eletrônicos: existem só como arquivo XML, assinado com o certificado digital da empresa e autorizado pela SEFAZ. O papel que acompanha a mercadoria (o DANFE da NF-e, o DANFCE da NFC-e) é só uma representação da nota.
A diferença está em quem compra e para onde a mercadoria vai.
NFC-e, a nota do balcão. A Secretaria da Economia de Goiás define a NFC-e como o documento emitido nas vendas presenciais, ou com entrega em domicílio, "do consumidor final (pessoa física ou jurídica) em operação interna e sem geração de crédito de ICMS ao adquirente". Ela foi instituída nacionalmente pelo Ajuste SINIEF 19/2016 e substituiu o antigo cupom fiscal. Para a ótica, é a nota da venda de óculos de grau e de sol, de lentes de contato e de acessórios ao cliente que entra na loja.
NF-e, a nota "completa". É a que serve para o resto: venda para empresa que é contribuinte do ICMS (por exemplo, outra ótica que compra para revender), venda com entrega em outro estado (a NFC-e é só para operação dentro do estado) e as operações com fornecedores, como a devolução de mercadoria.
Onde os estados divergem é na empresa que compra para uso próprio. Goiás aceita NFC-e para consumidor final pessoa jurídica; outros estados pedem NF-e quando o comprador é contribuinte do ICMS. Uma empresa que compra óculos de segurança para os funcionários, por exemplo, pode cair em um caso ou no outro conforme o estado. Pergunte ao contador antes da primeira venda desse tipo.
Os estados também decidem prazos. Em São Paulo, a Secretaria da Fazenda tornou a NFC-e obrigatória para todo o varejo paulista a partir de 1º de janeiro de 2026, no lugar do CF-e-SAT.
O MEI precisa emitir nota fiscal?
Depende de quem compra. A Lei Complementar 123, no art. 26, dispensa o MEI do documento fiscal na venda ao consumidor final, mas obriga a emissão nas vendas para destinatário inscrito no CNPJ. As Perguntas e Respostas do MEI, da Receita Federal, dizem o mesmo (pergunta 3.7): dispensado para consumidor pessoa física, obrigado quando o destinatário tem CNPJ, salvo se esse destinatário emitir nota fiscal de entrada.
Na prática, para uma ótica MEI:
- Cliente pessoa física no balcão: a nota não é obrigatória pela lei federal. Nada impede emitir, e muitos clientes pedem (para reembolso de plano ou convênio, por exemplo).
- Cliente com CNPJ: a nota é obrigatória.
- Regras do estado: a Receita Estadual do Rio Grande do Sul resume a regra geral da mesma forma, mas o estado pode ter exigências próprias. Confira na SEFAZ do seu.
Mesmo sem emitir nota para pessoa física, o MEI tem que manter todo mês o Relatório Mensal das Receitas Brutas, com as notas de compra e as de venda emitidas anexadas, e entregar a DASN-Simei até o último dia de maio, com a receita do ano anterior (perguntas 3.6 e 3.9 do mesmo documento). E o MEI tem teto de faturamento: R$ 81.000,00 no ano, pelo art. 18-A da LC 123. Se a atividade da sua ótica cabe no MEI, e até quando, é uma conversa para ter com o contador.
E no Simples Nacional?
No Simples, a nota não é opcional: o art. 26 da LC 123 obriga a empresa a "emitir documento fiscal de venda ou prestação de serviço". Toda venda sai com NFC-e ou NF-e, inclusive a do cliente pessoa física que não pediu CPF na nota.
Todo mês, o contador apura o imposto no PGDAS-D, a partir da receita bruta do mês. O prazo de envio é o dia 20 do mês seguinte. É para essa apuração que ele precisa das notas do mês, no dia 1º, e não no dia 19.
O que é o certificado digital A1 e por que a ótica precisa dele?
A SEFAZ só aceita uma nota assinada com o certificado digital da empresa, o e-CNPJ. Goiás, por exemplo, lista o certificado como requisito do credenciamento para a NFC-e.
O certificado tem dois formatos, segundo o ITI, que coordena a ICP-Brasil:
- A1: um arquivo, guardado no computador (ou no sistema emissor), com validade de 1 ano.
- A3: fica num cartão, num token USB ou na nuvem, com validade de 1 a 5 anos.
Sistemas de emissão na internet costumam pedir o A1, porque precisam do arquivo para assinar. Antes de comprar, pergunte ao seu emissor qual formato ele aceita. E anote a data de vencimento: com o certificado vencido, a SEFAZ não autoriza a nota e a loja para de emitir.
O que é o CSC da NFC-e?
O CSC (Código de Segurança do Contribuinte) é um código que só a empresa e a SEFAZ conhecem. Ele entra no QR Code da NFC-e e é o que permite ao consumidor conferir a nota no site da SEFAZ. Sem ele, não há NFC-e.
O CSC é gerado no site da SEFAZ do seu estado, depois do credenciamento. Em São Paulo, pelo menu "Gerenciar Cód Segurança"; em Goiás, a orientação é gerar o código e cadastrá-lo no sistema emissor. O caminho muda de estado para estado, e o contador ou o seu emissor costumam saber onde fica. A NF-e não usa CSC.
Do que o contador precisa todo mês?
Cada escritório tem a sua lista, mas, numa ótica do Simples Nacional, ela costuma ter:
- Os XMLs de todas as notas emitidas no mês: NFC-e e NF-e autorizadas, as canceladas e as inutilizações de numeração. O XML é a nota; o DANFE em PDF não serve para a apuração.
- Os XMLs das notas de compra: armações, lentes de estoque, laboratório. Elas mostram o que entrou, e algumas trazem o ICMS já retido pelo fornecedor (substituição tributária).
- Um resumo do mês: quantas notas, o faturamento, as devoluções de clientes e, se houver, a parte da receita com substituição tributária, que o contador informa separada.
- O resto do financeiro, se o escritório também cuida da contabilidade: extratos do banco e da maquininha, despesas pagas e as informações de folha (admissões, faltas, horas extras).
Além de mandar, guarde. O art. 26 da LC 123 obriga a empresa do Simples a manter em boa ordem os documentos que fundamentaram a apuração dos impostos enquanto não decorrer o prazo decadencial, que pelo art. 173 do Código Tributário Nacional é de cinco anos, contados a partir do primeiro dia do ano seguinte.
Um exemplo: o fechamento fiscal de outubro
Uma ótica do Simples Nacional fechou outubro com estas notas:
| Notas do mês | Quantidade | Valor |
|---|---|---|
| NFC-e autorizadas | 182 | R$ 51.840,00 |
| NF-e de venda autorizadas | 2 | R$ 3.160,00 |
| NFC-e canceladas | 2 | R$ 760,00 |
| NF-e de devolução de mercadoria ao fornecedor | 1 | R$ 420,00 |
A receita bruta do mês é a soma das notas de venda autorizadas:
51.840,00 + 3.160,00 = R$ 55.000,00
As canceladas não entram: a venda não aconteceu. A devolução ao fornecedor também não: é mercadoria saindo de volta, não venda.
Suponha que, desses R$ 55.000,00, R$ 18.000,00 sejam de produtos que vieram com o ICMS retido pelo fornecedor. O resumo para o contador diz: R$ 37.000,00 sem substituição tributária e R$ 18.000,00 com. Se algum produto da sua loja tem substituição tributária, e qual, depende do estado e do produto, e quem confere é o contador.
No dia 1º de novembro, ele recebe os 187 XMLs emitidos (182 + 2 + 2 + 1), os XMLs das compras de outubro e esse resumo. Com isso, tem até o dia 20 para enviar o PGDAS-D.
Erros comuns
- Mandar o DANFE em PDF em vez do XML. O XML é a nota; o PDF é só a representação.
- Esquecer as canceladas e as inutilizadas. Elas também são do mês, e as inutilizações explicam os números que ficaram para trás na sequência.
- Emitir NFC-e numa venda com entrega em outro estado. A NFC-e é só para operação dentro do estado.
- Deixar o certificado vencer. A data está no próprio certificado; coloque um lembrete um mês antes.
- Guardar os XMLs só no emissor. Se você trocar de emissor, eles precisam continuar com você pelos cinco anos.
Onde o LinceIA entra
O LinceIA emite NFC-e e NF-e para lojas do Simples Nacional e do MEI, como adicional de R$ 60/mês por loja. A nota sai da própria venda, depois de configurar cada loja — dados fiscais, certificado digital A1, CSC e uma nota de teste em homologação: veja Configurar nota fiscal e Emitir nota fiscal. Os XMLs e o resumo do mês ficam prontos para o contador, em Notas fiscais e XMLs para o contador.
O que ele já guarda para a conversa com o contador: as vendas, com a forma de pagamento de cada uma, e os XMLs das notas de compra lançadas na Entrada de mercadoria, que ficam com a entrada e podem ser baixados de novo. E, em Configurações → Exportar dados, o administrador baixa uma cópia completa dos dados em CSV, com vendas, pagamentos e contas a receber, a qualquer momento (veja Exportar meus dados).
Perguntas frequentes
A ótica precisa emitir nota fiscal na venda de óculos para pessoa física?
Na empresa do Simples Nacional que não é MEI, sim: a Lei Complementar 123 obriga a empresa a emitir documento fiscal de venda, e a venda ao consumidor no balcão sai em NFC-e. O MEI é dispensado na venda a consumidor final pessoa física, mas pode emitir se quiser, e o estado pode ter regras próprias.
Posso emitir NFC-e para uma empresa?
Depende do estado. A NFC-e é para consumidor final em operação dentro do estado. Goiás aceita consumidor final pessoa jurídica; outros estados pedem NF-e quando o comprador é contribuinte do ICMS. Para empresa que vai revender, ou para entrega em outro estado, a nota é NF-e.
Por quanto tempo a ótica deve guardar os XMLs das notas?
Enquanto o Fisco ainda pode cobrar o imposto daquele período: cinco anos, contados a partir do primeiro dia do ano seguinte ao da nota (art. 173 do Código Tributário Nacional). Uma nota de março de 2026 deve ser guardada até o fim de 2031. Guarde o XML, não só o PDF.
O que acontece quando o certificado digital vence?
A loja para de emitir: a SEFAZ só autoriza notas assinadas com um certificado válido. O A1 vale 1 ano, e a renovação passa pela certificadora, que confere os documentos da empresa antes de emitir o novo. Comece a renovar algumas semanas antes do vencimento.
Dá para usar o LinceIA junto com o emissor de nota que a ótica já tem?
Sim. A emissão pelo LinceIA é um adicional por loja: quem preferir continua no emissor que já usa, e o LinceIA guarda as vendas, as formas de pagamento e os XMLs das compras, e exporta os dados em CSV.
Fontes
- Secretaria da Economia de Goiás, NFC-e: Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (definição, Ajuste SINIEF 19/2016, CSC, certificado).
- Secretaria da Fazenda de São Paulo, NFC-e (obrigatoriedade a partir de 01/01/2026, CSC).
- Portal da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e, com os links para o portal de cada estado).
- Lei Complementar 123/2006, arts. 18-A e 26.
- Receita Federal, Perguntas e Respostas MEI e Simei (atualizado em 29/04/2025), perguntas 3.6, 3.7 e 3.9.
- Receita Estadual do RS, O MEI é obrigado a emitir nota fiscal?
- gov.br, Declarar apurações mensais do Simples Nacional (PGDAS-D).
- ITI, Certificado Digital.
- Código Tributário Nacional, art. 173.