Um sistema para ótica grátis vale a pena para começar, desde que deixe você baixar todos os seus dados e cubra receita, OS e estoque. Quando a loja precisa de várias pessoas no sistema ao mesmo tempo, de nota fiscal ou de suporte, o grátis costuma sair caro em tempo.
"Grátis" não quer dizer a mesma coisa em todo lugar. Antes de decidir, vale saber qual tipo de grátis está na sua frente e o que ele cobra de outro jeito.
Que tipos de sistema "grátis" existem?
Quase tudo que aparece como grátis para ótica cai num destes grupos:
- Planilha. Excel ou Google Planilhas. Não custa nada, todo mundo sabe usar e resolve bem numa loja pequena. Não avisa nada, não dá baixa no estoque sozinha e não funciona bem com duas pessoas mexendo ao mesmo tempo.
- Plano gratuito com limite. Um sistema pago que libera uma versão sem custo, com teto de clientes, de OS, de usuários ou de funções. Quando a loja ultrapassa o limite, começa a pagar — e a essa altura os dados já estão lá dentro.
- Teste grátis. O sistema completo por alguns dias. Não é um sistema grátis: é o tempo para testar com os seus dados antes de pagar.
- Programa instalado no computador. Alguns são gratuitos. Os dados ficam naquela máquina: o backup é com você, e em geral não dá para acessar de outro computador nem do celular.
Nenhum desses é ruim por si. O que importa é saber o que acontece quando a loja crescer ou quando você quiser sair.
O que perguntar antes de cadastrar o primeiro cliente?
Consigo baixar todos os meus dados? Esta é a pergunta mais importante. Clientes, receitas, produtos, OS e vendas, num formato que abre em qualquer planilha (CSV ou Excel). Se o sistema não exporta, sair dele significa redigitar tudo.
Quem cuida das receitas dos clientes? A receita é um dado de saúde, e a Lei Geral de Proteção de Dados trata dado referente à saúde como dado pessoal sensível (Lei 13.709/2018, art. 5º, II). Leia os termos de uso e a política de privacidade: onde os dados ficam, quem pode acessar e o que acontece com eles se você cancelar.
Quais são os limites? Número de clientes, de OS por mês, de usuários e de lojas. Faça a conta para daqui a um ano, não para hoje.
Emite nota fiscal? Se a ótica precisa emitir NF-e ou NFC-e no mesmo sistema, confira se a versão grátis emite ou se a nota fica num plano pago. Emitir também exige certificado digital, que tem custo próprio.
Como é o suporte? Pergunte o canal (chat, e-mail, telefone), o horário e se o plano grátis tem direito a ele. Sistema parado no sábado de movimento custa venda.
Tem backup? Num sistema na internet, o fornecedor guarda os dados. Num programa instalado, o backup é responsabilidade da loja — e computador estraga.
Quanto custa o "grátis" na prática?
O custo de um sistema grátis não aparece na fatura: aparece em horas da equipe. Um exemplo hipotético, para fazer a conta com os números da sua loja.
Uma funcionária custa à loja R$ 2.640 por mês, salário e encargos, para 176 horas de trabalho: R$ 15 por hora. Se ela perde 30 minutos por dia procurando OS, conferindo estoque ou somando o caixa à mão, em 26 dias de trabalho são 13 horas no mês — R$ 195 de trabalho que não vira venda.
Agora a saída. Uma ótica com 1.500 clientes num sistema que não exporta os dados precisa redigitar o cadastro para trocar. A 2 minutos por cliente, são 3.000 minutos: 50 horas, ou R$ 750 de trabalho, sem contar receitas, produtos e erros de digitação.
Compare o primeiro número com a mensalidade de um sistema pago e o segundo com o que você ganha ao poder sair quando quiser. O artigo quanto custa um sistema para ótica mostra os preços que os fornecedores publicam e como somar implantação, lojas e nota fiscal.
O que dá para fazer de graça, sem sistema?
Boa parte das contas do dia a dia de uma ótica não precisa de sistema nenhum. Estas ferramentas são gratuitas, abrem no navegador e não pedem cadastro:
- Planilhas grátis para ótica: modelos de clientes, estoque e OS que abrem no Excel e no Google Planilhas.
- Calculadora de taxa da maquininha: quanto entra na conta em cada venda no cartão.
- Preço de venda de óculos e lentes: o preço a partir do custo e da margem.
- Simulador de crediário: o valor das parcelas com juros.
- Ponto de equilíbrio da ótica: quanto vender por mês para cobrir as despesas.
- Lucro por OS: o que sobra de cada ordem de serviço.
- Transposição de receita: cilindro positivo para negativo e vice-versa.
- Mensagem de óculos pronto: o texto para avisar o cliente pelo WhatsApp.
Com as planilhas e essas ferramentas, uma loja pequena trabalha organizada sem pagar nada. O artigo planilha para ótica mostra como montar cada controle e os sinais de que a planilha parou de dar conta.
E o LinceIA?
O LinceIA não é grátis: custa R$ 189/mês por loja, sem taxa de implantação e sem fidelidade. O que ele tem de graça é o teste de 14 dias, sem cartão, com o sistema completo.
Se o teste acabar sem cartão, a conta fica pausada, em modo só de consulta: os dados continuam lá, todo mundo segue entrando para consultar, e a cópia completa dos dados continua disponível. O administrador baixa essa cópia a qualquer momento, em Configurações → Exportar dados: um arquivo ZIP com clientes, receitas, produtos, OS, vendas e contas a receber em CSV, que abre em qualquer planilha. Como funciona e o que vem no arquivo está em Exportar meus dados.
O LinceIA emite NFC-e e NF-e para lojas do Simples Nacional e do MEI, como adicional de R$ 60/mês por loja. O resto do que ele ainda não faz está em O que o LinceIA ainda não faz.
Perguntas frequentes
Existe sistema para ótica totalmente grátis?
Existem planilhas, programas gratuitos para instalar e versões gratuitas de sistemas pagos, geralmente com limite de clientes, usuários ou funções. Antes de escolher, confira se dá para exportar todos os dados, se há backup e se a nota fiscal está incluída.
Os dados de um sistema grátis são meus?
Deveriam ser, mas confira nos termos de uso e na política de privacidade. O teste prático é simples: procure a opção de exportar e baixe uma cópia logo no primeiro dia. Se o sistema não deixa baixar clientes, receitas e vendas, sair dele vai significar redigitar tudo.
Quando um sistema pago passa a compensar?
Quando o tempo que a equipe perde com o grátis custa mais que a mensalidade. Se uma funcionária que custa R$ 15 por hora perde 30 minutos por dia, em 26 dias são 13 horas, ou R$ 195 no mês; uma mensalidade abaixo disso se paga só com esse tempo.
Planilha serve como sistema para ótica?
Serve numa loja pequena, com poucas pessoas e um controle por aba: clientes e receitas, OS, estoque, caixa e crediário. Ela para de dar conta quando duas pessoas precisam mexer ao mesmo tempo, o estoque não bate ou ninguém vê o crediário vencido.