Fechar o caixa é contar o dinheiro da gaveta e comparar com o esperado: troco da abertura + entradas em dinheiro − saídas − sangrias + suprimentos. Cartão e Pix se conferem no relatório da maquininha e no extrato, e a diferença é anotada no mesmo dia, com o motivo.
O que complica é fazer todo dia, com a loja cheia às 18h e o vendedor querendo ir embora. Por isso vale ter um roteiro fixo.
Quais são as etapas do fechamento de caixa?
1. Abertura com troco
O dia começa com um valor conhecido na gaveta: o troco (ou fundo de caixa). Conte e anote. Se o caixa de ontem fechou com R$ 200,00 e hoje a gaveta tem R$ 180,00, alguém mexeu no meio do caminho, e é melhor descobrir agora do que às 18h.
2. Entradas, separadas por forma de pagamento
Cada recebimento é anotado com a forma de pagamento: dinheiro, Pix, débito, crédito (com o número de parcelas), crediário, cheque. Isso vale para venda, para o sinal da ordem de serviço e para a parcela de crediário que o cliente veio pagar.
Separar por forma é o que permite conferir depois. Um total "vendemos R$ 5.730 hoje" não diz quanto deveria estar na gaveta.
3. Saídas, sangrias e suprimentos
- Saída é uma despesa paga com o dinheiro da gaveta: o motoboy, o café, um parafuso de armação comprado na loja ao lado. Guarde o comprovante.
- Sangria é tirar dinheiro da gaveta sem ser despesa: levar ao cofre ou ao banco para não acumular muito na loja.
- Suprimento é o contrário: pôr dinheiro na gaveta, por exemplo, quando falta troco.
Os três mudam o que deveria estar na gaveta, então os três são anotados com valor, hora e quem fez.
4. Conferência
No fim do dia:
- Dinheiro: conte a gaveta e compare com o esperado.
- Cartão: compare o total do dia com o relatório da maquininha (o resumo de vendas do dia, que quase todas imprimem ou mostram no app). Confira o número de vendas e o valor de cada uma, não só o total.
- Pix: compare com o extrato da conta onde ele cai.
- Crediário e cheque: confira se cada venda a prazo tem as parcelas lançadas e, no cheque, se o cheque está fisicamente com a loja.
5. Divergência
Se não bateu, procure antes de aceitar. Os motivos mais comuns, nesta ordem:
- uma venda lançada numa forma e paga em outra (o cliente ia pagar no Pix e pagou em dinheiro);
- troco dado errado;
- uma despesa paga com a gaveta e não anotada;
- uma venda no cartão digitada com valor diferente do passado na maquininha;
- uma sangria feita e não anotada.
Se, depois de procurar, a diferença continua, registre o valor, o motivo provável e quem fechou. Uma diferença pequena e isolada acontece. A mesma diferença toda semana é um problema de processo (ou de pessoa), e só aparece se ficar registrada.
Por que cartão e Pix não se conferem na gaveta?
Porque o dinheiro não passa pela loja. No cartão, a maquininha recebe do banco do cliente e repassa para a ótica depois, já sem a taxa. No Pix, o dinheiro vai direto para a conta.
O que muda entre as formas é quanto cai e quando:
| Forma de pagamento | Onde fica no fim do dia | Quanto cai | Quando cai (exemplo) |
|---|---|---|---|
| Dinheiro | Na gaveta | O valor cheio | Na hora |
| Pix na conta da ótica | No banco | Em geral, o valor cheio | Na hora |
| Débito | Na maquininha | Valor − taxa | Em geral, 1 dia |
| Crédito à vista | Na maquininha | Valor − taxa | Em geral, 30 dias |
| Crédito parcelado | Na maquininha | Valor − taxa (maior) | Uma parcela por mês |
| Crediário próprio | Com o cliente | As parcelas, se pagas | Nos vencimentos |
Os prazos e as taxas são os do seu contrato. Pix pela maquininha, em vez de direto na conta, pode ter taxa e prazo. Alguns bancos cobram tarifa de empresa para receber Pix: veja no seu.
Por isso a venda no cartão tem duas conferências. No dia, o relatório da maquininha (a venda aconteceu e o valor está certo). E no dia do repasse, o extrato (caiu o que deveria, com a taxa do contrato). O artigo sobre a taxa da maquininha na ótica mostra como descobrir a taxa real que foi cobrada.
Um exemplo de fechamento, com os números
Uma ótica abriu o dia com R$ 200,00 de troco. Durante o dia:
| Movimento | Forma | Valor |
|---|---|---|
| Vendas | Dinheiro | R$ 650,00 |
| Vendas | Pix | R$ 1.300,00 |
| Vendas | Débito | R$ 480,00 |
| Venda de uma armação | Crédito 1× | R$ 600,00 |
| Venda de um par de multifocais | Crédito 6× | R$ 1.800,00 |
| Venda no crediário (5 parcelas) | Crediário | R$ 900,00 |
| Parcela de crediário recebida | Dinheiro | R$ 150,00 |
| Motoboy pago com a gaveta | Dinheiro | − R$ 35,00 |
| Sangria para o cofre às 15h | Dinheiro | − R$ 500,00 |
O total vendido no dia é:
650 + 1.300 + 480 + 600 + 1.800 + 900 = R$ 5.730,00
A parcela de R$ 150,00 não entra nessa conta: é dinheiro de uma venda antiga.
O que deveria estar na gaveta é só o que passou por ela:
200 (troco) + 650 (vendas) + 150 (parcela) − 35 (motoboy) − 500 (sangria) = R$ 465,00
A gaveta tem R$ 455,00. Faltam R$ 10,00. Antes de anotar a falta, a equipe confere as vendas em dinheiro uma a uma. Se o erro não aparece, a falta de R$ 10,00 é registrada com o motivo provável (troco errado, por exemplo) e o nome de quem fechou.
Cartão. O relatório da maquininha precisa mostrar as três vendas: R$ 480,00 no débito, R$ 600,00 no crédito à vista e R$ 1.800,00 em 6 vezes, R$ 2.880,00 no total. Com taxas de exemplo (débito 1,50%, crédito à vista 3,19%, crédito em 6 vezes 4,59%):
| Venda | Valor | Taxa | Desconto | Líquido | Quando cai |
|---|---|---|---|---|---|
| Débito | R$ 480,00 | 1,50% | R$ 7,20 | R$ 472,80 | Amanhã |
| Crédito à vista | R$ 600,00 | 3,19% | R$ 19,14 | R$ 580,86 | Em 30 dias |
| Crédito em 6× | R$ 1.800,00 | 4,59% | R$ 82,62 | R$ 1.717,38 | R$ 286,23 por mês, por 6 meses |
| Total | R$ 2.880,00 | R$ 108,96 | R$ 2.771,04 |
Dos R$ 2.880,00 vendidos no cartão hoje, R$ 472,80 entram amanhã, e o resto se espalha pelos próximos seis meses. Para fazer essa conta com as suas taxas, use a calculadora de taxa da maquininha.
Pix. O extrato da conta precisa mostrar R$ 1.300,00 recebidos no dia.
Crediário. A venda de R$ 900,00 precisa estar com as 5 parcelas lançadas. Ela não entra em nenhum total de hoje: o dinheiro entra quando cada parcela for paga.
Erros que fazem o caixa não bater
- Fechar só pelo total. "Vendemos R$ 5.730,00" não diz que a gaveta deveria ter R$ 465,00.
- Contar Pix e cartão como se estivessem na gaveta. É o erro que mais gera "sobra" ou "falta" que não existe.
- Sangria sem registro. O dinheiro está no cofre, mas a conta da gaveta diz que sumiu.
- Fechar no dia seguinte. Um dia depois, ninguém se lembra do troco errado das 16h.
- Não registrar a diferença. Uma falta de R$ 10,00 por dia, numa loja aberta 26 dias por mês, soma R$ 3.120,00 no ano (R$ 10,00 × 26 × 12).
Como fica no LinceIA
No LinceIA, o caixa fica em PDV e é por loja. O passo a passo está em Abrir e fechar o caixa, e há um vídeo de como abrir e fechar o caixa.
Na abertura, o Saldo Inicial vem com o saldo do último fechamento da loja, e pode ser corrigido antes de confirmar. Durante o dia, as vendas, os sinais de OS, as baixas de crediário e as despesas entram no caixa com a forma de pagamento. A tela mostra o Saldo esperado em caixa: abertura + entradas em dinheiro (na tela, Receitas em dinheiro) − despesas e estornos em dinheiro. Cartão e Pix entram pelo valor bruto e saem como "Transferência automática para banco", porque não ficam na gaveta; a venda no crediário só entra quando a parcela é baixada em Contas a Receber.
No fechamento, você digita o dinheiro contado em Saldo real em Caixa. Se for diferente do esperado, o sistema mostra a Diferença detectada e pede para aprovar a diferença, gerando uma sangria (faltou) ou um depósito (sobrou), antes de fechar. Dois pontos em que o LinceIA foge do roteiro acima: não há lançamento de sangria ou de suprimento no meio do dia (a única sangria é a diferença aprovada no fechamento), e o caixa é da loja, não de cada operador.
Cartão e Pix são conferidos na conciliação, com o extrato do banco ou o relatório da maquininha, depois que as taxas e os prazos do seu contrato estiverem em Formas de pagamento. O LinceIA não se integra à maquininha: a cobrança é feita no aparelho, e as taxas são digitadas por você.
Perguntas frequentes
O que é sangria de caixa?
Sangria é tirar dinheiro da gaveta sem ser para pagar uma despesa: levar ao cofre ou ao banco, para não deixar muito dinheiro na loja. Ela precisa ser anotada com valor, hora e quem fez, porque diminui o que deveria estar na gaveta no fechamento.
O que fazer quando o caixa não bate?
Primeiro, procure: venda lançada numa forma e paga em outra, troco errado, despesa paga com a gaveta e não anotada, sangria sem registro. Se a diferença continuar, registre o valor, o motivo provável e quem fechou. Diferenças que se repetem indicam um problema de processo.
Pix entra no fechamento do caixa da gaveta?
Não. O Pix vai direto para a conta da ótica, então não muda o dinheiro da gaveta. Ele é conferido no extrato do banco, venda por venda ou pelo total do dia. O mesmo vale para o cartão, conferido no relatório da maquininha.
Precisa fechar o caixa todo dia?
Sim, se a loja recebe dinheiro todo dia. Fechar no mesmo dia é o que permite achar o erro enquanto alguém ainda se lembra da venda. Uma loja com pouco movimento em dinheiro pode até contar menos vezes, mas a diferença acumulada fica mais difícil de explicar.