As etapas
Toda OS está em uma destas etapas. O cliente, na página de acompanhamento, vê um nome mais simples para cada uma:
| Na loja | Para o cliente | Quando usar |
|---|---|---|
| Inicial | Pedido registrado | A OS foi aberta. |
| Serviço encaminhado | Em produção | Foi para o laboratório (ou para a montagem). |
| Retorno do laboratório | Pronto para retirada | Os óculos chegaram na loja. |
| Concluído | Entregue | O cliente retirou; a venda foi feita. |
| Cancelado | Cancelado | O pedido não vai seguir. |
O quadro de etapas
Em Ordens de Serviço → Etapas (ou Gerir etapas na listagem), cada coluna é uma etapa e cada cartão uma OS, com cliente, data, total e sinal. O filtro Loja mostra uma loja ou Todas as Lojas. Clique no cartão para abrir a OS.
Para mudar de etapa, arraste o cartão para outra coluna (pede a permissão Gerenciar Ordens de Serviço). Também dá para mudar pelo menu ⋯ da listagem → Mover para, ou em Editar na página da OS. Arrastar para Concluído abre a venda da OS (veja abaixo).
O quadro mostra as 100 OS mais recentes e não tem busca; para achar uma OS antiga, use a listagem.
Concluir é vender
Uma OS só é concluída pela venda: com a OS em Retorno do laboratório, clique em Criar Pedido de Venda na página da OS. Ao salvar a venda, a OS passa para Concluído, a reserva de estoque vira baixa e a comissão do vendedor é lançada. Veja Registrar uma venda.
No quadro, arrastar o cartão para Concluído abre a tela de venda com a OS já escolhida; a OS só muda de etapa quando você salvar a venda. Se sair sem salvar, ela continua onde estava. Pelo mesmo motivo, Concluído não aparece no menu ⋯ → Mover para e, em Editar, fica na lista de Status sem poder ser escolhido.
Cancelado devolve ao estoque os produtos reservados, e as parcelas em aberto do sinal pago em crediário, boleto ou cheque deixam de ser cobradas. Cancelar a venda feita a partir de uma OS também cancela a OS — veja Registrar uma venda.
Link de acompanhamento para o cliente
Na página da OS, o botão Link de acompanhamento abre as opções:
- Criar link e copiar (ou Copiar link, se já existe);
- Enviar pelo WhatsApp — abre o seu WhatsApp com uma mensagem pronta e o link. Só aparece se o telefone principal do cliente tem Permitir comunicação via WhatsApp;
- Gerar novo link — o link antigo e os QR codes já impressos param de funcionar;
- Desativar link — o cliente deixa de ver o pedido.
O cliente abre o link no celular, sem login, e vê o logo e o nome da loja, a etapa atual, a previsão de entrega (enquanto o pedido não está pronto, se a OS tem Data prometida), o histórico com data e hora de cada etapa e o endereço da loja.
O PDF da OS (menu ⋯ → Imprimir) traz um QR code para a mesma página.
Avisar que está pronto
Com a OS em Retorno do laboratório, o menu ⋯ da listagem tem Comunicar sobre pedido, que abre o WhatsApp com a mensagem de que o pedido está pronto para retirada. O envio é pelo seu WhatsApp. Para o cliente ser avisado sem ninguém enviar, veja o módulo de mensagens automáticas em Integrações — ele só envia quando está ligado na loja.
Anotações
Atividades e Logs, na página da OS, guarda anotações com autor, data e hora (aba Adicionar Entrada). Bom para registrar uma ligação para o laboratório ou um combinado com o cliente.
Bom saber
- As telas não marcam sozinhas as OS atrasadas: a Data prometida é exibida, mas não gera alerta. Para ver a lista, pergunte ao Lince "quais OS estão atrasadas?" — ele mostra até 20 OS com a data prometida vencida que ainda estão em Inicial, Serviço encaminhado ou Retorno do laboratório. Veja Tirar dúvidas com o Lince.
- Fora Concluído, que pede a venda, qualquer etapa pode ir para qualquer outra; não há uma ordem obrigatória.
- Uma OS nova começa em Inicial, Serviço encaminhado ou Retorno do laboratório — nunca já concluída ou cancelada.